Saj sami veste, kako je poslovna učinkovitost sinergija številnih dejavnikov. In največkrat je pri obravnavi poslovne učinkovitosti izpostavljena administracija. Vsi oddelki so je polni, vsem je odveč. In četudi v resnici zanjo porabite preveč časa in energije, je morda premalo pomembna in vsekakor nezanimiva, da bi v njenem mojstrstvu videli vrednost.

Kako sploh doseči mojstrstvo v tako dolgočasni dejavnosti, kot je administracija? Pri določenih poslovnih funkcijah ga je precej lažje izkazati. Prodaja lahko pokaže svoje mišice pri povečanju prihodka, nabava pri zniževanju stroškov materiala.

Pri administraciji pa je uspešnost odvisna od niza poenostavitev drobnih nalog, ki na koncu pripeljejo do tega, da se zaposlenim sprosti čas za njihov osnovni smisel. Nabavnikom, na primer, da se ukvarjajo z dobavitelji, prodajnikom, da se maksimalno posvetijo strankam, kadrovikom, da najdejo in gojijo prave kadre, finančnikom, da najdejo najbolj ugodne rešitve za financiranje novih poslov.

Pripravili smo nekaj povsem praktičnih primerov uporabe Genisovih informacijskih rešitev, ki uporabnikom lajšajo vsakodnevne muke z administracijo. Ocenite sami, ali bi lahko tudi vam pomagale, da mojstrsko obvladate vaše administrativne postopke. Morda pa dobite še sami kakšno idejo. Z veseljem ji bomo prisluhnili -> stopite v stik z nami!

Razdeljevanje stroškov

Za skrbnike stroškov je vsakomesečno razdeljevanje zneskov velikega števila postavk računa na več stroškovnih mest mukotrpna naloga, ob kateri lahko hitro naredijo kakšno napako. V Genisovi informacijski rešitvi za obvladovanje prejetih računov takšno razdelitev pripravite v par sekundah. Delilnik vodite v Excelu in ga ob obdelavi računa uporabite z dvema klikoma. Še bolje pa je, da vam tak delilnik pripravi kar vaš dobavitelj. To na primer uporabljajo naše stranke pri vodenju stroškov agencijskih delavcev ter seveda pri drugih stroških, ki se delijo po vnaprej znanih ključih.

Posebna prednost je razdeljevanje eračunov, ki poteka povsem samodejno, na primer za storitve mobilne telefonije, električne energije, pogonskih goriv in komunalne storitve.

Uporabniki poročajo, da na tak način prihranijo več kot 80 odstotkov časa v primerjavi z ročnim razdeljevanjem.

Izpis oddane pošte

Ta drobtinica je bolj omejena na vložišče oziroma glavno pisarno. Saj veste, koliko časa porabite z vpisovanjem pošiljk v knjigo Popis oddanih pošiljk, ki jo skupaj z izhodno pošto nesete na bližnjo poštno poslovalnico! Vsako pošiljko je namreč treba vpisati ročno, in to dvakrat. Predhodno ste namreč že vsaj enkrat zapisali podatke o pošiljki za potrebe naslavljanja.

V informacijski rešitvi ePisarna za vodenje prejete in oddane pošte ter internih dokumentov to naredite s pritiskom na en gumb in določite obdobje izpisa. Takšen izpis samo še oddate v poštno poslovalnico skupaj z vašimi pošiljkami. Prihranek? Tako velik, da ga je težko izračunati. Par sekund v primerjavi z nekaj deset minutami ali celo nekaj urami v primeru večje organizacije.

Še več bombončkov bomo predstavili v prihodnjem mesecu. V kolikor ne morete počakati, nas kontaktirajte in se dogovorite za brezplačno predstavitev -> tukaj!