Podjetja in ustanove z digitalizacijo administrativnih delovnih postopkov v kratkem času dosežejo do 30-odstotno povečanje učinkovitosti ter znatne časovne in finančne prihranke.

Ob pospešeni digitalizaciji si vse več organizacij želi uvesti sodobne koncepte digitalnega dela v še tako enostavne delovne postopke. Podjetje Genis, eden vodilnih ponudnikov informacijskih rešitev za digitalno poslovanje v podjetjih in javni upravi, je svoj procesni dokumentni sistem e-GenDoc nadgradilo z novim modulom e-Procesi za obvladovanje dokumentnih delovnih tokov. Novi modul zaokroža dokumentni sistem z zmožnostmi za prilagodljivo obdelavo dokumentov, ki nastajajo v podjetju ali tistih, ki prihajajo vanj prek različnih kanalov – navadne in elektronske pošte, e-izmenjave ali s prenašanjem prek spletnih mest.

Prednost modula e-Procesi je vsestranska uporabnost. Deluje lahko kot samostojen sistem lahko pa se z njim izvaja obdelava dokumentov, ki nastajajo ali se hranijo v ostalih dokumentnih modulih sistema e-GenDoc, na primer za obvladovanje prejete in oddane pošte, pogodb ter organizacijske, tehnične in projektne dokumentacije. Različne možnosti za povezovanje z zunanjimi sistemi omogočajo, da se prek e-Procesov digitalno obdelujejo tudi dokumenti, ki nastajajo v poslovnem informacijskem sistemu in drugih zunanjih programih ali storitvah v oblaku.

»Modul e-Procesi podjetjem in ustanovam omogoča, da v najkrajšem času digitalizirajo vsakodnevne delovne postopke ter izboljšajo njihovo urejenost, preglednost, kakovost in učinkovitost,« je dejal Janko Štefančič, direktor Genisa.

Novi modul razširja uporabnost dokumentnega sistema e-GenDoc na področja, ki jih podjetja večinoma še nimajo digitalizirana. Gre za splošno razširjene delovne postopke, ki niso strogo urejeni in jih zaposleni izvajajo z uporabo različnih informacijskih orodij ter papirne dokumentacije. Ob tem nastajajo številne napake, časovne in finančne izgube ter zakonska tveganja, ki ogrožajo poslovno uspešnost in ugled organizacije.

Kot pravi Štefančič, je modul e-Procesi na voljo skupaj z ostalimi moduli dokumentnega sistema e-GenDoc, lahko pa deluje kot popolnoma samostojna rešitev za procesiranje dokumentov. V povezavi z modulom e-Pisarna vzpostavlja temeljni dokumentni sistem, ki omogoča zajem, shranjevanje, razdeljevanje in obravnavo zunanjih ter internih dokumentov. Možno ga je uporabiti tudi kot namensko rešitev na primer za izdelavo, obravnavo in potrjevanje pogodb ali ponudb.

Uporabniki Genisovih rešitev e-OrgDok in e-TehDok za obvladovanje organizacijske oziroma tehnične dokumentacije pa lahko s tem modulom povečajo prilagodljivost delotokov glede na posebnosti vodstvenih, sistemskih, tehničnih in proizvodnih dokumentov.

»Eden največjih potencialov za e-Procese je povezava s transakcijskimi poslovnimi sistemi, ki že po tradiciji nimajo dobrih rešitev za izvajanje delovnim postopkov z dokumenti, ki nastajajo v njih,«je izpostavil Štefančič.

Široke možnosti za povezovanje z zunanjimi aplikacijami postavljajo modul
e-Procese kot privlačno rešitev za digitalno obravnavo elektronskih dokumentov, ki nastajajo na primer v nabavnih, prodajnih, kadrovskih, tehnoloških in logističnih aplikacijah. Modul je možno uporabiti tudi za osrednje obvladovanje dokumentov v procesih, ki jih podjetja podpirajo z različnimi sistemi in zato prihaja do večkratnega vnašanja podatkov in shranjevanja istega dokumenta na več mestih.

Module e-Procesi je tako kot celoten sistem e-GenDoc možno uporabljati v računalniškem oblaku, kar je še posebej privlačno za poslovne skupine in mednarodna podjetja. Uporaba v oblaku podjetjem navsezadnje omogoča enostavnejše povezovanje notranjih delovnih postopkov z zunanjimi storitvami oziroma s procesi njihovih partnerjev, s čimer si olajšajo uvajanje koncepta industrije 4.0