Pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov z novo različico dokumentnega sistema Genis e-GenDoc lažje spremljajo ravnanje z osebnimi podatki, ki se nahajajo v poslovnih dokumentih.

Podjetje Genis, eden vodilnih ponudnikov informacijskih rešitev za digitalno poslovanje podjetij in javne uprave, je ponudilo novo različico dokumentnega sistema e-GenDoc, ki prinaša dodatne zmožnosti za pregled nad uporabo osebnih podatkov v poslovnih dokumentih. Nove zmožnosti se osredotočajo na transparentnost obdelav dokumentov, kjer so shranjeni osebni podatki, od prejete in oddane pošte do pogodb, računov in druge dokumentacije, ki nastaja pri poslovanju s kupci in dobavitelji ter pri internem poslovanju. Novost prinaša pooblaščenim osebam za varstvo osebnih podatkov lažje izvajanje zakonskih zahtev glede poročanja o uporabi osebnih podatkov. Poleg tega poenostavlja operativne naloge pri upravljanju varnosti in zasebnosti podatkov, od iskanja, spreminjanja, prenašanja in brisanja osebnih podatkov do upravljanja življenjskega cikla dokumentov z osebnimi podatki.

Dokumentni sistem Genis e-GenDoc že v osnovi zagotavlja vgrajeno in privzeto varnost podatkov, saj je zasnovan v skladu s priporočili ISO 9001 glede upravljanja z dokumenti in poslovnimi procesi ter ISO 27001 glede upravljanja tveganj pri varovanju informacij.
»Nova različica dokumentnega sistema e-GenDoc v prvi vrsti poenostavlja delo pooblaščenim osebam za varstvo osebnih podatkov. Nekatere zmožnosti sistema, na primer spremljanje pasivnih dostopov, ki so se prej izvajale sistemsko, v ozadju, sedaj ponuja v uporabniku prijazni obliki. Istočasno smo poskrbeli za bolj intuitivno upravljanje z osebnimi podatki na vseh točkah dokumentnega sistema,« je povedal Janko Štefančič, direktor Genisa.

Genis je v povezavi z GDPR ponudil številne novosti, ki segajo od upravljanja delovanja samega dokumentnega sistema do njegove vsakodnevne poslovne uporabe. Dodatni meta podatki za označevanje in opremljanje dokumentov omogočajo lažje upravljanje dokumentov z osebnimi podatki ter učinkovito iskanje osebnih podatkov za potrebe izpisovanja, spreminjanja, brisanja ali prenašanja. Sistem po drugi strani organizacijam omogoča, da nabor meta podatkov skrčijo le na nujne podatke, ki so potrebni za izvajanje poslovnih procesov in tako zmanjšajo možnosti za kršitve njihove varnosti.
e-GenDoc nadgrajuje in razširja revizijsko sledljivost pasivnih in aktivnih dostopov pri dokumentih z osebnimi podatki, v šifrantu oseb in poslovnih partnerjev ter v sistemu za upravljanje z uporabniškimi pravicami.

Pooblaščenim osebam za varstvo osebnih podatkov in drugim odgovornim je na voljo poseben dnevnik pasivnih dostopov, prek katerega spremljajo vse uporabniške aktivnosti v povezavi z osebnimi podatki. Prenovljen je tudi podsistem za obvladovanje življenjskega cikla dokumentov, ki zagotavlja nastavljanje in samodejno brisanje dokumentov po preteku roka hrambe.

Kot še sporočajo iz podjetja Genis. je nova različica dokumentnega sistema
e-GenDoc za uporabnike s sklenjeno vzdrževalno pogodbo brezplačna.