Največja vrednost digitalnega upravljanja pogodb je sledljivost poslovnih dogodkov, ki podjetju zmanjšuje poslovna tveganja ter poenostavlja revizije, davčne nadzore in upravljanje skladnosti.

V večini podjetij so pogodbe med najpomembnejšimi poslovnimi dokumenti. Določajo pravice, obveznosti, odgovornosti in finančne pogoje sodelovanja s kupci, dobavitelji ter poslovnimi partnerji. Kljub temu so pogosto razpršene med elektronsko pošto, mapami na skupnih diskih, posameznimi oddelki, osebnimi računalniki posameznih zaposlenih in papirnimi arhivi.

Takšna nepreglednost ni težava le pri vsakodnevnem poslovanju, temveč postane posebej očitna ob davčnem nadzoru. Davčni inšpektor namreč ne preverja zgolj računov in knjižb, ampak želi razumeti celoten poslovni dogodek. Pogodba predstavlja njegovo pravno podlago, zato je pogosto eden prvih dokumentov, ki jih zahteva v pregled.

Pogodba ni zgolj pravni dokument. Je dokaz o tem, kako in zakaj je nastal poslovni dogodek. Če podjetje tega ne more hitro dokazati, težava običajno ni v davčnem nadzoru, temveč v načinu upravljanja pogodb.

Davčni nadzor temelji na dokazovanju poslovnih dogodkov

Pri davčnem pregledu zgolj podpisana pogodba enostavno ni dovolj. Podjetje mora hitro in verodostojno dokazati celoten življenjski cikel pogodbenega razmerja.

Davčne inšpektorje običajno zanimajo odgovori na vprašanja:

• Ali je bila pogodba sklenjena pravočasno?
• Kdo jo je pripravil, pregledal in odobril?
• Ali obstajajo aneksi in katera različica velja?
• Ali je bila pogodba pravilno podpisana?
• Kako je bila realizirana?
• Ali obstajajo dokazila o izvedbi oziroma dobavi?
• Kako je pogodba povezana z naročili, računi in plačili?

Če mora podjetje odgovore iskati po različnih mapah, elektronski pošti in informacijskih sistemih, se lahko tudi povsem običajen davčni pregled spremeni v dolgotrajen administrativni projekt.

Upravljanje pogodb je poslovni proces

Sodobna rešitev za upravljanje pogodb ni zgolj elektronski arhiv, temveč procesni sistem, ki vodi pogodbo od prvega osnutka do zaključka njenega življenjskega cikla.

Rešitev Genis e-Pogodbe digitalizira celoten proces priprave, usklajevanja, potrjevanja, podpisovanja, izvajanja in arhiviranja pogodb. Vsaka aktivnost je revizijsko sledljiva, vse različice dokumentov so pod nadzorom, odgovorne osebe pa imajo ves čas vpogled v status posamezne pogodbe.

Takšen pristop prinaša bistveno več kot zgolj hitrejše administrativno delo. Podjetje pridobi zanesljivo dokazno sled, ki je pomembna tako pri notranjih revizijah kot pri davčnih pregledih.

Pogodba kot enotni vir resnice

Največja prednost procesnega upravljanja pogodb je povezovanje vseh dokumentov, ki nastajajo med izvajanjem pogodbenega razmerja.

Poleg same pogodbe so na enem mestu zbrani še aneksi, finančna zavarovanja, naročila, računi in druga spremljajoča dokumentacija – v povezavi z drugimi rešitvami pa tudi poslovna korespondenca, zapisniki, projektna dokumentacija ter druga dokazila, povezana s posameznim pogodbenim razmerjem. Namesto iskanja po različnih sistemih lahko podjetje davčnemu organu v nekaj minutah predstavi celotno zgodovino poslovnega dogodka.

Ker je rešitev Genis e-Pogodbe že standardno povezana tudi z drugimi procesnimi moduli, kot so e-Računi, e-Naročila in e-Pisarna, nastane enotna dokumentacijska sled, ki pomembno poenostavi dokazovanje skladnosti poslovanja.

Davčni nadzor je le eden izmed učinkov

Podjetja se za digitalno upravljanje pogodb praviloma ne odločajo zaradi davčnih pregledov. Odločajo se zato, ker želijo zmanjšati poslovna tveganja, pospešiti procese ter izboljšati pregled nad pogodbenimi obveznostmi.

Ob tem pa pridobijo še pomembno dodatno prednost. Ko pride do davčnega nadzora, ni več treba iskati dokumentacije ali ugotavljati, katera različica pogodbe je veljavna. Vse informacije so zbrane na enem mestu, vsi postopki so sledljivi, dokazila pa so pripravljena za pregled.

V Genisu že ves čas izpostavljamo, da sodobno upravljanje pogodb ni zgolj digitalizacija dokumentov. Predstavlja temelj učinkovitega upravljanja pogodb, skladnosti poslovanja in obvladovanja tveganj. Podjetju omogoča hitrejše odločanje, večjo pravno varnost ter zanesljivo dokazovanje poslovnih dogodkov ob revizijah, davčnih nadzorih in drugih regulatornih pregledih.