ERP odlično upravlja poslovne transakcije, delo zaposlenih pa se še vedno vrti največ okrog dokumentov. Posledično se največji potencial za digitalizacijo skriva v procesnem dokumentnem sistemu.

Podjetja že desetletja gradijo svojo digitalizacijo na osnovi sistemov ERP. Ti ostajajo nepogrešljiva osnova sodobnega poslovanja, saj zanesljivo obdelujejo poslovne transakcije, vodijo evidence ter skrbijo za finančno, proizvodno, nabavno in logistično sliko podjetja. Prav zato se ob vsakem novem izzivu pogosto pojavi vprašanje ali naj podjetje novo funkcionalnost podpre s sistemom ERP ali naj jo realizira drugje?

Odgovor je danes precej drugačen kot pred desetimi ali dvajsetimi leti. Največji potencial za nadaljnjo digitalizacijo namreč ni več pri poslovnih transakcijah. Te so v večini organizacij že dobro podprte. Prava priložnost se skriva v delu, ki poteka med njimi – v dokumentih, odločitvah, odobritvah in sodelovanju zaposlenih in seveda v optimizaciji administracije, ki raste čez vse meje.

Poslovanje ni zaporedje transakcij, ampak zaporedje odločitev

Če pogledamo vsakodnevno delo zaposlenih, hitro ugotovimo, da večine časa ne namenijo vnašanju podatkov v sistem ERP, temveč delu z dokumenti. Pravzaprav so pametna podjetja vnašanje podatkov že popolnoma minimalizirala z uporabo elektronske izmenjave ter integralnih rešitev. Še vedno pa pripravljajo ponudbe, pregledujejo pogodbe, usklajujejo tehnično dokumentacijo, rešujejo reklamacije, potrjujejo zahtevke, pripravljajo zapisnike, zbirajo soglasja in sprejemajo odločitve.

Transakcija v ERP-sistemu je tako pogosto šele zadnji korak precej daljšega poslovnega procesa, v katerem nastopa ogromno delovnih postopkov z dokumenti. In prav dokumenti so tisti nosilci, ki vsebujejo razloge za odločitev, dokazila, odgovornosti, poslovna pravila in zgodovino celotnega postopka. Brez njih tudi poslovni podatki izgubijo pomemben del svojega pomena, saj brez dokumenta ni konteksta. Zato lahko brez slabe vesti rečemo, da danes večina poslovanja dejansko temelji na dokumentih.

Zakaj podjetja vse težje širijo ERP-sisteme

ERP-sistemi so bili razviti za obdelavo strukturiranih poslovnih podatkov. Na tem področju so izjemno učinkoviti in bodo tudi v prihodnje ostali temelj poslovnega informacijskega sistema.

Težave nastanejo, ko želimo vanje vključiti vse več dokumentno podprtih poslovnih postopkov. Takšni projekti pogosto zahtevajo obsežne prilagoditve, razvoj posebnih modulov in kompleksno vzdrževanje, pri čemer podjetje postopoma izgublja prilagodljivost. Če imate v vašem podjetju nameščen SAP ali kak drugi standarden sistem ERP, ki ste ga čim bolj prilagodili svojim procesom, potem veste, kakšne težave imate že s posodobitvami.

Najpogostejše posledice uporabe sistemov ERP za digitalizacijo delovnih postopkov so:

• dolgotrajni razvoj novih funkcionalnosti,
• zahtevne in drage nadgradnje,
• vedno večja odvisnost od ponudnika,
• počasno prilagajanje spremembam poslovnih procesov,
• nepregledni postopki odobritev in sodelovanja,
• pomanjkanje vzvodov za upravljanje pooblastil in odgovornosti.

Pri tem moramo izpostaviti, da ni problem sistem ERP. Problem je pričakovanje, da bo ena sama platforma optimalno reševala vse vrste poslovno-informacijskih nalog.

Procesni dokumentni sistem postaja druga hrbtenica poslovanja

Sodobni procesni dokumentni sistemi predstavljajo drugačen pristop. Informacijske rešitve, kot je Genis e-GenDoc, niso namenjene zgolj elektronski hrambi in deljenju dokumentov. Dokument povežejo z metapodatki, poslovnimi pravili, delovnimi tokovi, elektronskim podpisovanjem, avtomatizacijo in sodelovanjem med zaposlenimi. Dokument tako postane aktivni del poslovnega procesa in proces sestavni del dokumentnega življenjskega cikla..

Pomembno je poudariti, da procesni dokumentni sistem ni namenjen transakcijski obdelavi poslovnih podatkov. Ne nadomešča sistema ERP pri finančnem računovodstvu, spremljanju proizvodnje, skladiščnem poslovanju ali drugih transakcijskih funkcijah. Njegova naloga je drugačna. Namenjen je digitalizaciji in avtomatizaciji procesov, pri katerih dokument predstavlja osrednji nosilec informacij.

Takšna transparentna razdelitev vlog omogoča, da vsak sistem opravlja tisto, za kar je bil zasnovan.

Sistem dveh komplementarnih platform

Najuspešnejša podjetja se zavedajo, da je pri informacijskih tehnologijah smiselno uvajati najboljše prakse za posamezne naloge in ne na silo optimizirati celote. Zato vlagajo v povezan ekosistem, v katerem sta ERP in procesni dokumentni sistem enakovredna partnerja, vsak s svojim neizpodbitnim prispevkom k poslovni učinkovitosti.

ERP ostaja osrednji sistem za obdelavo poslovnih transakcij, procesni dokumentni sistem pa prevzame upravljanje dokumentov, poslovnih postopkov in sodelovanja med zaposlenimi. Med njima poteka neprekinjena izmenjava podatkov, zato uporabnik deluje v enotnem poslovnem okolju, čeprav posamezni sistemi opravljajo različne naloge.

Takšna arhitektura podjetju prinaša številne prednosti:

• hitrejšo digitalizacijo novih poslovnih procesov,
• manj prilagoditev in nižje stroške razvoja ERP sistema,
• večjo preglednost nad dokumentno podprtimi postopki,
• boljšo sledljivost, skladnost poslovanja in revizijsko sled,
• trdne temelje za uvajanje generativne in agentske umetne inteligence.

Dokumentni sistem postaja zbirka poslovnega znanja, tudi za UI

Umetna inteligenca dodatno spreminja pogled na razvoj poslovnih informacijskih sistemov. Generativni in agentski modeli namreč ne ustvarjajo največje vrednosti iz poslovnih transakcij, temveč iz organiziranega poslovnega znanja.

To znanje pa ni zapisano predvsem v sistemu ERP. Nahaja se v pogodbah, tehnični dokumentaciji, poslovnih pravilih, zapisnikih, elektronski pošti, navodilih, projektni dokumentaciji in številnih drugih dokumentih, ki opisujejo, kako podjetje dejansko deluje.

Procesni dokumentni sistem zato postaja veliko več kot zbirka dokumentov. Postaja osrednja zbirka organizacijskega znanja, na kateri bo temeljila naslednja generacija poslovnih aplikacij in umetne inteligence.

Podjetja, ki bodo pravočasno prepoznala to spremembo, ne bodo gradila vedno večjega ERP-sistema. Gradila bodo sodobno informacijsko arhitekturo, v kateri bo ERP ostal hrbtenica poslovnih transakcij, procesni dokumentni sistem pa hrbtenica dokumentov, poslovnih procesov in organizacijskega znanja. Prav takšna kombinacija predstavlja trdno in trajnostno osnovo za nadaljnjo digitalizacijo in dolgoročno konkurenčnost podjetja.