Upravljanje z dokumenti v okolju SharePoint je z vidika enostavnosti uvedbe in domače uporabniške izkušnje sicer privlačna izbira za številna podjetja vendar se pri večjih količinah dokumentacije, zahtevnejših procesih in zakonskih zahtevah hitro pokažejo njegove omejitve.

Veliko organizacij za upravljanje z dokumenti uporablja Microsoft SharePoint preprosto zato, ker je že del okolja Microsoft 365. Na prvi pogled se zdi takšna odločitev racionalna, saj podjetje uporablja obstoječo infrastrukturo in se izogne dodatni naložbi v specializiran dokumentni sistem. Morda mora sicer zakupiti določeno število delovnih ur za specialiste, da ustrezno nastavijo sistem, drugih stroškov pa tako rekoč nimajo. Vendar se prav tukaj pogosto težave začnejo.

SharePoint je bil namreč zasnovan kot platforma za sodelovanje, izmenjavo vsebin in gradnjo intranetnih portalov, ne pa kot celovit sistem za upravljanje dokumentacije. To pomeni, da morajo organizacije že zelo kmalu nadgrajevati osnovne funkcionalnosti z dodatnimi rešitvami, lastnim ali kupljenim razvojem in zapletenimi prilagoditvami. Posledica tega je nepregledno okolje, ki otežuje tako upravljanje kot tudi uporabniško izkušnjo, poleg tega pa je glede stroškov vzdrževanja in posodabljanja povsem na ravni resnega dokumentnega sistema. V resnici pa je lahko dolgoročno celo precej dražje, kar bomo videli v nadaljevanju.

Sodelovanje je eno, obsežnost dokumentacije drugo

V manjših okoljih SharePoint pogosto zadostuje za osnovno izmenjavo dokumentov. Mimogrede, velika večina rešitev za skupinsko delo trči na enak problem in sicer kako učinkovito delati, če je naenkrat v igri večje število dokumentov. Težave pri SharePointu se torej najprej pojavijo, ko podjetje začne upravljati večje količine dokumentacije, zahtevnejše procese ali če shranjuje podatke, katerih upravljanje opredeljuje zakonodaja. Takrat organizacije naletijo na nepregledno strukturo map, podvajanje dokumentov, nekonsistentne metapodatke in zapleteno upravljanje dostopnih pravic. Ob vsem tem nimajo niti pravih zmožnosti, da bi sploh lahko zagotovili skladno upravljanje pooblastil in odgovornosti – niti z lastno organizacijsko varnostno shemo, pravili in predpisi, kaj šele z zakonskimi zahtevami ali standardi.

Uporabniki hitro izgubijo zaupanje v sistem, saj pogosto ne vedo, katera verzija dokumenta je prava, kje se dokument nahaja ali kdo je odgovoren za njegovo potrjevanje. Iskanje dokumentov postaja vse počasnejše, procesi pa vse manj transparentni. Namesto večje učinkovitosti začne organizacija izgubljati čas zaradi ročnega usklajevanja, dodatnega preverjanja in popravljanja napak.

Na drugi strani procesni dokumentni sistem, kot je e-GenDoc takšne težave rešuje bistveno bolj sistemsko, že v sami zasnovi. Dokumenti so povezani s poslovnimi procesi, klasifikacijami, meta podatki, statusi in odgovornostmi. Uporabniki lahko dostopajo do dokumentacije tudi na osnovi procesa, poslovnega konteksta oziroma delovnih nalog, ne pa zgolj skozi strukturo map, knjižnic ali z iskanjem.

Oportunitetni stroški so pogosto večji od investicije

Ena največjih zmot pri odločanju je prepričanje, da je SharePoint cenejša rešitev. V resnici organizacije pogosto podcenijo oportunitetne stroške, ki nastajajo zaradi neučinkovitih procesov, izgubljenega časa zaposlenih in zahtevnega upravljanja sistema.

Ko podjetje začne graditi kompleksnejše dokumentne procese v SharePointu, se pojavijo dodatni stroški razvoja, integracij, svetovanja, licenc in vzdrževanja. Organizacije pogosto uvajajo dodatna orodja za delovne tokove, elektronsko podpisovanje, klasifikacijo dokumentov ali napredno iskanje, pri čemer se celotna arhitektura postopoma zapleta. Vzporedno s tem se povečuje odvisnost od zunanjih izvajalcev in specifičnih znanj, saj organizacije v svojih IT-oddelkih nimajo programerjev in specialistov samo za to okolje. Vsaka nadgradnja ali sprememba poslovnega procesa lahko pomeni nov projekt, dodatne stroške, tveganje za motnje v delovanju in slabo voljo uporabnikov.

Pri namenskem dokumentnem sistemu je na primer velik del teh funkcionalnosti že vgrajen v samo rešitev. To pomeni hitrejšo uvedbo, manj prilagoditev in precej nižje dolgoročne stroške upravljanja in vzdrževanja. Poleg tega so procesi intuitivni, pri čemer je uporabniška izkušnja poenotena ne glede na zahtevnost procesa in poteka v celoti na enem mestu. V nasprotju s SharePointom to prinaša učinke ekonomije obsega, tako glede stroškov lastništva kot tudi produktivnosti.

Tveganja za skladnost in varnost dokumentacije

Ob zaostrovanju zakonskih zahtev in zahtev po obvladovanju tveganj so pri upravljanju dokumentacije vse bolj v ospredju skladnost, varnost ter notranje in zunanje revizijske zahteve. Organizacije morajo zato zagotavljati sledljivost dokumentov, nadzor nad dostopi, upravljanje rokov hrambe ter dokazljivost procesov. Pri tem pa ima SharePoint vrsto pomanjkljivosti.

Uporaba SharePointa kot dokumentnega sistema ustvarja tveganja zaradi neenotnih pravil upravljanja, neustreznih pravic dostopa in nepreglednega hranjenja dokumentacije. V večjih okoljih lahko hitro pride do stanja, kjer imajo zaposleni dostop do dokumentov, ki jih ne bi smeli videti, ali pa pomembnih dokumentov ni mogoče dovolj hitro najti ob notranjih revizijah in zunanjih nadzorih.

Genis e-GenDoc nasprotno zagotavlja povsem strukturirano upravljanje dokumentacije, revizijske sledi, nadzor nad življenjskim ciklom dokumentov ter podporo skladnosti z internimi politikami in zakonodajnimi zahtevami. To je še posebej pomembno v panogah, kjer tveganje varnosti in zaupnosti informacij v dokumentih predstavlja pomemben del poslovnih tveganj.

Dokumentni sistem kot strateška poslovna platforma

Vodstva podjetij danes ne odločajo več zgolj o tem, kje bodo shranjeni dokumenti, temveč kako učinkovito bo organizacija upravljala informacije, procese in znanje. Dokumentni sistem zato postaja strateška platforma za digitalno poslovanje, avtomatizacijo in organizacijsko učinkovitost. Glede na to, kako učinkovit bo ta sistem, bo učinkovita celotna organizacija. Pri tem ne govorimo o hitrosti delovanja dokumentnega sistema in času nalaganja programskih oken, ampak o tem, kako prilagodljivi, standardizirani in avtomatizirani so procesi, kako uspešni so zaposleni pri izvajanju vsakodnevnih delovnih postopkov, kako pridobivajo informacije za odločanje in kako hitro razrešujejo probleme.

Podjetja, ki dokumentacijo še vedno obravnavajo predvsem kot zbirko datotek in zato uporabljajo rešitve, kot je SharePoint težje digitalizirajo procese, težje uvedejo avtomatizacijo in izgubljajo preglednost poslovanja. Posledice se odražajo v nižji produktivnosti, počasnejšem odločanju in odpravljanju napak ter večjem administrativnem bremenu zaposlenih. Začetne prihranke tako že kratkoročno požrejo oportunitetni stroški in nižja dodana vrednost.

Seveda vse to še ne pomeni, da morajo organizacije opustiti SharePoint. Ravno nasprotno. Vse več se jih odloča, da SharePoint ohranijo kot sodelovalno platformo ter spodbujajo njegovo uporabo v ekipah in pri komunikaciji, medtem ko upravljanje ključne poslovne dokumentacije prepustijo namenskim dokumentnim sistemom, kot je Genis e-GenDoc.