Genis poleg uporabe elektronskih dokumentov pri vsakodnevnih postopkih zagotavlja tudi uporabo digitalnih podpisov, izmenjavo digitalno podpisanih dokumentov in njihovo varno dolgoročno shranjevanje.

Digitalizacija poslovanja pomeni, da se digitalizirajo vsi vidiki izvajanja poslovnih procesov in delovnih postopkov. Vendar različne stopnje razvitosti digitalizacije v podjetjih preprečujejo, da bi se digitalizacija izvedla v polni meri. Podpisovanje dokumentov je v največ primerih še edino opravilo, ki preprečuje, da bi dokumenti nastopali v digitalni obliki na svoji celotni poti od nastanka do dolgoročne varne hrambe.

V podjetjih, ki ne uporabljajo podpisovanja, se dogaja, da dokument za potrebe odobravanja natisnejo in lastnoročno podpišejo. Tak dokument nato shranijo bodisi v papirni obliki bodisi pretvorijo v elektronsko obliko, s čimer pa ob neustrezno izvedenih postopkih kaj hitro lahko okrnijo njegovo istovetnost.

Eden takšnih primerov so recimo pogodbe. Gre za dokument, ki je vse do podpisovanja v elektronski obliki. Tedaj se pogodba natisne, podpiše in pošlje po pošti – po navadi v več izvodih –  pogodbenemu partnerju. Ta pogodbo spet podpiše in jo vrne pošiljatelju. Podpisana pogodba na obeh straneh običajno roma v arhiv pogodb. Če ima kateri od partnerjev dokumentni sistem, jo morda še poskenira in shrani digitalno kopijo za lažjo operativno uporabo. Ta postopek terja čas in ustvarja neposredne stroške, od tiskanja, kuvertiranja, pošiljanja do shranjevanja papirnih originalov v fasciklih oziroma v arhivskih omarah. Stroški za izmenjavo ene pogodbe res niso gromozanski, vendar se seštevajo in v primeru velikega števila pogodb pomenijo znatno obremenitev proračuna. Še večji strošek pa predstavlja poraba časa ter izgube zaradi zamud pri izkoriščanju pogodbe, ki so posledica dolgotrajnega postopka parafiranja.

Kako digitalno podpisovanje zniža stroške in poveča učinkovitost procesov

Poglejmo si dobro prakso digitalizacije procesa na primeru upravljanja s pogodbami. Dokumentni sistem e-GenDoc omogoča, da se celoten proces upravljanja s pogodbami izvaja popolnoma digitalno. V modulu e-Pogodbe odgovorni pripravijo pogodbo vse do podpisa – vključno z usklajevanjem vsebine pogodbe s partnerji. Za potrebe podpisovanja se pogodbo prenese v storitev za oddaljeno podpisovanje BetrSign, kjer je podpisnikom takoj na voljo za podpisovanje. Podpisnik namreč prejme obvestilo o pogodbi, ki ga čaka za podpis, nato pa se samo še varno prijavi v storitev in potrdi dokument. Digitalni podpis v imenu podpisnika nato izvede strežnik. Podpisana pogodba je podpisnikom takoj na voljo za prenos v lokalno računalniško napravo. Uporabniki sistema e-GenDoc podpisano pogodbo prejmejo neposredno v e-Pogodbe, kjer se te shranijo v register aktivnih pogodb. Pogodba se po izteku pogodbe samodejno prenese v arhiv pogodb.

Predstavljeni primer ves čas poteka v digitalni obliki, kar omogoča:

• krajši čas od priprave do začetka koriščenja pogodbe: nekaj ur namesto več tednov;
• nižje stroške podpisovanja: plača se samo storitev podpisovanja, ki znaša nekaj centov na pogodbo, namesto več evrov za tiskanje, pripravo in pošiljanje poštne pošiljke (priporočeno pismo s storitvijo);
• enostavno distribucijo, shranjevanje in dostop do digitalno podpisanih pogodb;
• nižje stroške digitalnega arhiva v primerjavi s fizičnim;
• pravno veljavnost digitalne pogodbe na dolgi rok.

Kje vse lahko z digitalnimi podpisi povečate učinkovitost?

Dokumentni sistem e-GenDoc omogoča uporabo tako rekoč vseh oblik digitalnega podpisovanja: z uporabo lokalnih naprednih in kvalificiranih digitalnih potrdil, z oddaljenimi digitalnimi potrdili v oblaku, s storitvami digitalnega podpisovanja, kot je BetrSign in podobno.

Možnost uporabe različnih vrst digitalnih potrdil pomeni, da lahko glede na tveganja in stopnjo zaupnosti pri posameznih dokumentih uporabite različne vrste digitalnih podpisov. Na primer kadrovske dokumente lahko kadroviki ali vodstvo podpišejo s kvalificiranimi digitalnimi potrdili na varni napravi ali v oblaku, zaposleni pa jih enostavno podpišejo in prevzamejo z uporabo oddaljenega podpisovanja na strežniku.

Digitalno podpisovanje je možno v vseh dokumentnih modulih, kar omogoča učinkovito uveljavljanje varnostnih politik in zaupanja na ravni celotnega poslovanja:

• podpisovanje pogodb – interno in s strani pogodbenih partnerjev;
• odobravanje prejetih računov in podpisovanje izdanih računov;
• podpisovanje ponudb in naročilnic;
• podpisovanje vodstvene in finančne dokumentacije, poročil ter poslovnih izkazov;
• podpisovanje zapisnikov sej, presoj …;
• podpisovanje organizacijske dokumentacije: poslovniki kakovosti, pravilniki, navodila za delo …;
• podpisovanje in prevzemanje kadrovske dokumentacije: pogodbe o delu, napotitve, odločbe, plače …;
• podpisovanje tehnične dokumentacije: produktna dokumentacija, tehnične risbe, sestavnice, recepture, preizkusi, garancije …;
• projektna dokumentacija.

V Genisu smo dokumentni sistem e-GenDoc povezali s storitvijo BetrSign zato, da lahko naši uporabniki svojim zaposlenim in partnerjem poenostavijo tako digitalno podpisovanje kot tudi izmenjavo digitalno podpisanih dokumentov. Tak način ob vseh ostalih možnostih za uporabo digitalnih potrdil podjetjem omogoča, da svojim deležnikom zagotovijo udobno in prijazno digitalno podpisovanje. Slednje je ključna pridobitev, ki pohitri usvajanje in razširjanje varnega digitalnega poslovanja, s katerim podjetjem izboljša učinkovitost, poveča zaupanje in zmanjša tveganja.