Dokumentni sistem prekaša poslovni informacijski sistem ERP predvsem v zmožnostih za upravljanje delovnih tokov ter obvladovanje pooblastil in odgovornosti hkrati pa zagotavlja zaupnost podatkov, obvladovanje sprememb in revizijsko sledljivost.

Podjetja v želji po optimizaciji proračuna za informatiko pogosto iščejo načine, s katerimi želijo v želji po poenostavljanju standardne rešitve izvesti na samosvoj način. En takih dopolnjevanje poslovnega informacijskega sistema ERP s povezavami do zunanje zbirke dokumentov, ki se recimo hranijo na portalu SharePoint ali na datotečnem strežniku. Spet v drugih primerih jim že ponudnik ERP v okviru svojega sistema ponuja osnovne zmožnosti shranjevanja in dostopanja do dokumentov. Nekateri so šli še tako daleč, da so sami razvili dokumentni sistem z omejenim naborom postopkov, ki pa se praviloma ne more primerjati s produkti, ki jih zagotavljajo uveljavljeni proizvajalci dokumentnih rešitev.

Takšne predstavljene rešitve delujejo v marsikaterem slovenskem podjetju vendar se vse bolj potrjuje, da jih zavirajo pri vzpostavljanju učinkovitih, prožnih, prilagodljivih, varnih in skladnih delovnih postopkov. Osnovni problem je namreč, da v takšnih okoljih procesno logiko izvaja sistem ERP, ki je zasnovan transakcijsko ne pa procesno. Posledica je, da kljub integracijskim možnostim in razširitvam za shranjevanje dokumentov ERP sistemi še zdaleč ne morejo v zagotoviti funkcionalnosti, ki jih ponuja namenski dokumentni sistem. To ima neposreden vpliv na produktivnost dolgoročno pa izpostavlja podjetje tudi številnim tveganjem

Poglejmo si nekaj najbolj očitnih koristi dokumentnega sistema v primerjavi z vodenjem poslovne dokumentacije preko sistema ERP.

Upravljanje delovnih tokov – avtomatizacija potrjevanja in odobravanja

Dokumentni sistemi omogočajo definicijo kompleksnih delovnih tokov s katerimi podjetje povsem digitalizira, poenostavi in navsezadnje avtomatizira postopke potrjevanja in odobravanja dokumentov. To pomeni, da se dokument samodejno usmerja med različnimi zaposlenimi glede na vnaprej določena pravila in pogoje. S tem se pospeši proces odločanja, zmanjša možnost zamud in zagotovi sledljivost. Razširitve ERP pogosto nimajo te funkcionalnosti ali pa so delovni tokovi zelo omejeni in ne omogočajo prilagajanja kompleksnim poslovnim procesom.

Upravljanje pooblastil in odgovornosti – pot do varnosti in skladnosti

ERP sistemi so primarno namenjeni upravljanju transakcij znotraj poslovnih procesov, ne pa tudi podrobnemu upravljanju dostopa do dokumentov. Dokumentni sistemi na drugi strani omogočajo natančno določanje pooblastil na ravni posameznih dokumentov, vrst in področij dokumentov. To pomeni, da lahko omejite dostop do občutljivih podatkov samo na tiste zaposlene, ki jih upravičeno potrebujejo pri svojem delu. Prav tako je mogoče določiti različne vloge znotraj sistema, ki jim pripadajo različne odgovornosti (npr. pregledovalec, potrjevalec, skrbnik). Razširitve ERP pogosto nimajo te granularnosti, kar povečuje tveganje za nepooblaščen dostop do podatkov.

Zaupnost podatkov – večplastna zaščita občutljivih informacij

Dokumentni sistemi, kot je e-GenDoc ponujajo večplastne mehanizme za zaščito podatkov:

• Varno dostopanje, ki je lahko izvedeno celo s pristopi ničelnega zaupanja
• Omejevanje dostopa glede na uporabniške pravice
• Zaščita dostopa do podatkov glede na vrste dokumentov (npr. v skladu z ZVOP-2 oziroma GDPR)
• Šifriranje dokumentov in meta podatkov
• Zaščita podatkov revizijske sledi

ERP-sistemi sicer pogosto ponujajo osnovno šifriranje podatkov na ravni podatkovnega strežnika, vendar ne nujno tudi na ravni posameznih dokumentov. Poleg tega dokumentni sistemi omogočajo vpoglede v revizijske sledi, ki beležijo vse aktivnosti, povezane z dokumenti, na primer kdo je dostopal do dokumenta, kdaj in kaj je spremenil ter zaščito teh podatkov pred spreminjanjem.

Obvladovanje sprememb – zagotavljanje pravilne različice in preprečevanje napak

Obvladovanje sprememb je ena ključnih sposobnosti dokumentnega sistema, ki jo je v sistemih ERP težko izvesti. Dokumentni sistemi namreč omogočajo sledenje različicam dokumentov, tako da je vedno jasno, katera je najnovejša in katera je veljavna različica ter dostop do vseh prejšnjih različic. Prav tako je mogoče ponovno aktivirati starejše različice, če je to potrebno. Razširitve ERP pogosto ne ponujajo celovitega obvladovanja različic, kar lahko vodi do uporabe napačnih dokumentov in posledično do napak poslovanju. Slednje je lahko še posebej kritično pri tehnični in organizacijski (sistemski) in drugi dokumentaciji, ki se uporablja za izvajanje osnovne dejavnosti.

Revizijska sledljivost – preglednost in skladnost s predpisi

Revizijska sledljivost je temeljna zmožnost, s katero podjetje izkazuje skladnosti s predpisi in hkrati omogoča preiskovanje morebitnih napak oziroma kršitev skladnosti. Dokumentni sistemi namreč beležijo vse aktivnosti, povezane z dokumenti, vključno z dostopi, spremembami, izbrisi in pooblastili. S temi podatki je mogoče natančno ugotoviti, kaj se je zgodilo z dokumentom in kdo je za to odgovoren. ERP takšne celovite revizijske sledljivosti običajno ne nudi, kar otežuje obvladovanje skladnosti z notranjimi pravili ter z zakonodajo in predpisi.

Ponudniki sistemov ERP sicer nudijo razširitvene možnosti za shranjevanje dokumentov, vendar ne morejo v celoti nadomestiti specializiranega dokumentnega sistema. Pri odločitvi za naložbo v dokumentni sistem je ob kratkoročnih prihrankih, kjer zagotovo zmaga sistem ERP, treba obravnavati širšo sliko in dolgoročno uporabo. Eno je, da dokumentni sistem prinese vrsto prihrankov in izboljšav v poslovnih procesih, da je njegova ergonomija prilagojena delu z dokumenti in da ima več zmožnosti za obvladovanje s tveganji. Poleg tega ga je možno uporabiti za podpor delovnim procesom, ki se ne izvajajo v poslovnih informacijskih sistemih, s čimer podjetje centralizira upravljanje z dokumenti in doseže neposredne finančne prihranke. Na drugi strani je dokumentni sistem neodvisen od sistema ERP, kar pomeni, da gre za trajnejšo in bolj stabilno rešitev, na katero ne vplivajo nadgradnje ali zamenjave poslovnega informacijskega sistema, kakor tudi ne morebitne prekinitve njegovega delovanja.