Mobilni dokumentni sistem m-GenDoc povezuje zaposlene s poslovnimi procesi, ne glede na kraj in čas dela, s čimer jim zagotavlja agilno izvajanje delovnih nalog tudi izven pisarne – tam, kjer se ustvarja posel.

Podjetja kljub masovni uporabi zmogljivih pametnih telefonov zaposlenim še ne ponujajo resnih mobilnih poslovnih aplikacij, s katerimi bi zmožnosti teh naprav izkoristili za učinkovito delo izven poslovne stavbe. Zaposleni so za številne delovne naloge še vedno vezani na uporabo prenosnega ali namiznega računalnika v pisarni, kar zmanjšuje njihovo produktivnost, zlasti, če veliko svojih nalog izvedejo na terenu, na primer pri strankah in dobaviteljih. Podjetje Genis je z namenom izboljšanja poslovne mobilnosti najavilo novo generacijo mobilnega dokumentnega sistema, ki omogoča hiter razvoj prilagojenih mobilnih aplikacij na osnovi enega vodilnih procesnih dokumentnih sistemov
e-GenDoc. Z vzpostavitvijo mobilnega dokumentnega sistema m-GenDoc podjetja zagotovijo visoko raven poslovne mobilnosti, saj lahko zaposlenim omogočijo izvajanje različnih delovnih postopkov, kjer koli in kadar koli.

»Stranke enostavno niso več pripravljene čakati in ne želijo poslovati s podjetji, kjer zaradi administracije stvari potekajo prepočasi. Podpora poslovni mobilnosti se izkaže v primerih, ko se pričakuje takojšen odziv, na primer pri reševanju reklamacij, usklajevanju pogodb, potrjevanju ponudb,« je izpostavil Janko Štefančič, direktor podjetja Genis.

Poleg tega, da je naloge treba izvesti hitreje, na primer potrditi nabavni zahtevek ali predračun, da se pravočasno zagotovi dobava, je vedno več tudi potrjevanja sprememb v zadnjem hipu, na primer tehnične dokumentacije, tik preden gre izdelek v proizvodnjo. Tudi vodstveni zaposleni morajo takoj reagirati na zadeve, povezane s poslom, kadri ter dogajanjem v procesih.

Z mobilnim dokumentnim sistemom m-GenDoc se na mobilne naprave prenašajo številni brezpapirni administrativni postopki, ki jih zaposleni na različnih ravneh doslej brez osebnega računalnika niso mogli izvesti.

»m-GenDoc je neposreden odgovor na izzive digitalne transformacije, kjer je mobilnost poslovanja ena osnovnih zahtev. To, da lahko izvedete neko nalogo, ko niste za svojim računalnikom, je ključno za agilno izvajanje poslovnih procesov, kar se pravzaprav pričakuje od digitalnega poslovanja,« je dodal Štefančič.

Prednost mobilnega dokumentnega sistema m-GenDoc je predvsem hitrost delovanja, enostavnost in prijaznost do uporabnika. Ta pridobiva obvestila o novih nalogah neposredno na svojo osrednjo komunikacijsko napravo in jo izvede takoj, le z nekaj pritiski. Tako mu ni več treba nositi s seboj prenosnega računalnika in zaganjati celotnega sistema, ampak prek mobilnega telefona kjer koli in kadar koli izvede nalogo. Z vidika poslovne uporabe to prinaša vrsto koristi.

Naloge se izvajajo sproti, zato ni prekinitev delovnih postopkov in poslovnih procesov. Zmanjša se obseg sporočanja prek telefonskih klicev in e-pošte, ki krade čas in obremenjuje še ostale zaposlene.
m-GenDoc prinaša pomembne pridobitve pri upravljanju z varnostnimi tveganji. Uporabnikom namreč ni treba s seboj vsakič prenašati dražjih prenosnih računalnikov, na katerih se lahko nahajajo različni poslovno občutljivi podatki. V mobilnih aplikacijah jim je namreč na voljo omejen in prečiščen nabor podatkov, ki jih odločevalci potrebujejo za sprejemanje hitrih odločitev – glede na svoje odgovornosti in pooblastila.
Nova generacija Genisovega mobilnega dokumentnega sistema, ki bo uporabnikom predvidoma na voljo že poleti, bo podpirala vse ključne poslovne procese, ki se izvajajo prek dokumentnega sistema e-GenDoc. Tako bo najprej na voljo modul za mobilno potrjevanje računov, sledilo pa bo še mobilno potrjevanje odsotnosti, naročilnic, potnih nalogov ter drugih poslovnih dokumentov. Kot napovedujejo v podjetju bodo po uradni izdaji vsako četrtletje postopoma dodali nove mobilne module. Pri razširjanju ponudbe mobilnih dokumentnih aplikacij bodo aktivno spremljali naraščajoče zahteve uporabnikov, s čimer bodo zagotavljali usklajenost dokumentnega sistema z digitalizacijskimi trendi in razvojem mobilnosti v organizacijah.