Pri nabavi je splošno znano, da se vse napake drago plačujejo! Ne samo, da se ustvarja nepotrebne stroške in s tem izgube. Velikokrat je večji problem, če se zaradi napake pri nabavi ne izpolni zavez, ki smo jih dali kupcu. Uspešnost zadovoljevanja porabnikov in posledično poslovna uspešnost sta zato tesno povezana z tudi z uspešnostjo nabave. In podobno kot pri vseh ostalih poslovnih funkcijah, je tudi pri nabavljanju učinkovita komunikacija prvi korak k zmanjševanju napak.

Obseg komunikacije se pri nabavi povečuje iz dneva v dan. Vse več je interakcij z dobavitelji, od e-poštnih sporočil in telefonskih klicev ter spletnih in osebnih sestankov v procesu pridobivanja ponudb, do priprave, usklajevanja in podpisovanja pogodb ter v nadaljevanju izmenjave nabavnih dokumentov, kot so naročilnice, dobavnice in računi. K rasti obsega nabavne komunikacije prispevajo korenite spremembe, ki jih narekuje digitalna transformacija, na primer zmanjševanje serij, drobljenje naročil ter individualizacija produktov. V zadnjem času pa je še posebej pomembna nova okoliščina splošno pomanjkanje surovin na svetovnem trgu, ki od nabavnikov zahteva še večjo angažiranost pri delu z dobavitelji, da sploh lahko zagotovijo material in storitve za svoj produkcijski proces.

Do neučinkovite komunikacije je samo korak, posledice so lahko obupne

Poglejmo si primer, ki se kaj lahko pripeti. Z dolgoletnim poslovnim partnerjem se že tako dobro poznate, da se glede naročil brez težav dogovorite po telefonu. Vendar se zgodi, da ima vaš stalni sogovornik težave v družini in je v službi slabše zbran. Vašega telefonskega naročila si ne zabeleži in nanj enostavno pozabi. Ker gre za utečen posel, vam ni treba preverjati, ali boste blago prejeli pravočasno in v dogovorjeni količini. Vendar pa vas čez teden dni, ko bi morala proizvodnja steči iz planske službe pokličejo, ali je bil material naročen. Je odgovornost vaša? Nekaj jo je zagotovo! Podobne situacije lahko nastanejo v vsakem podjetju, ne glede na dejavnost. Tako imenovani šum v komunikacije je pogostokrat zelo draga glasba!

V kolikor so vsa naročila zapisana, poslana prek informacijske rešitve in potrjena, do takih problemov ne more priti. Čeprav ob zamudi trpi predvsem poslovni proces tistega, ki naroča, sta vsaj moralna in materialna odgovornost na dobavitelju. V modulu  e-Naročila procesnega dokumentnega sistema e-GenDoc se na primer samodejno zavedeta čas in datum pošiljanja naročila, pri čemer se ob naročilnici vodi različne informacije, opombe in dokumente, ki nastanejo pri komunikaciji med nabavnikom in dobaviteljem.

Je tudi pri vas problem nedostopnost informacij in znanja

Zaposleni v nabavi vsakodnevno prejemajo in pošiljajo ogromno elektronski sporočil ter opravijo številne telefonske klice. Vodijo lastne evidence, in to na različne načine, od zapiskov v rokovniku do excelovih tabel ali pa je njihov arhiv enostavno samo e-pošta. Posledično v primeru odsotnosti enega od nabavnikov, recimo zaradi nenadne bolniške, ostali praktično nimajo vpogleda v njegovo komunikacijo in dogovore. Problem lahko nastane tudi, če zaposlenec zamenja službo ter znanje odnese s seboj v glavi. Kdorkoli prevzame nabavne naloge v takšnih primerih se znajde pred problemom pomanjkanja informacij o nabavnih potrebah in o samih naročilih dobaviteljem. Po drugi strani tudi ne ve, kateri dobavitelj je optimalen za posamezno blago ali storitev in kakšni so že sprejeti dogovori, četudi samo džentelmenski.

V podjetjih, ki uporabljajo modul e-Naročila se takšna situacija praktično ne more zgoditi. Vsi nabavni zahtevki, ponudbe, postopki odobravanja, vse do poslane naročilnice dobavitelji so na voljo na enem mestu, povezani s pogodbami, proračuni, dobavnicami, računi in celo projekti. Lahko rečemo, da je informacijska rešitev e-Naročila prava zbirka znanja nabavnega oddelka. Vešči uporabniki lahko dodobra izkoristijo tudi zmožnosti za pripravo prilagojenih pregledov in podatke prenesejo v orodja za obdelavo podatkov, kot so Excel ali Power BI kjer izdelajo privlačna vizualizirana poročila in analize nabave.

Količina informacij samo še narašča, pa kaj

Informacije je iz dneva v dan več, tako da jih zaposleni ne morejo več obvladovati, kar kliče po napakah. Poleg tega je kakovost informacij preveč odvisen od posameznika, ki jih vodi. Problem se najpogosteje pojavi na točkah v procesu, ki so obremenjene z vnašanjem podatkov. To pa sta predvsem finančno-računovodska služba pa tudi sama nabava.

Ena od prednosti celovite podpore nabavnemu procesu v e-GenDocu je postopno vnašanje podatkov in dokumentov, od kreiranja nabavne potreb v oddelkih, do priprave naročila in razdeljevanja stroškov do odobravanja prejetih računov in knjiženja. Vsak podatek in dokument se vnese samo enkrat, velikokrat povsem elektronsko, kar kljub poplavi podatkov in dogodkov organizacijam omogoča, da so informacije o poteku nabave vedno takoj na voljo, pri čemer ne prihaja do zakasnitev ali napak. Z razvrščanjem nabavnih dokumentov v poljubne elektronske mape v e-Pisarni je možno ob tem na preprost način zagotoviti vodenje dokumentacije po meri uporabnika, na primer za potrebe oddelkov, poslov in projektov in drugih poslovnih dejavnosti.

Predhodna zapisa:

1. del: Učinkovito obvladovanje nabavne dokumentacije

2. del: Kako oblikujete popolnoma razviden proces nabavljanja