Kakovosten dokumentni sistem podjetjem pomaga pri obvladovanju sistemov kakovosti, kot so standardi ISO ter EU in nacionalnih zakonodajnih zahtev, kot so GDPR, NIS 2 in CER.

Dokumentni sistem Genis e-GenDoc predstavlja ključen pripomoček za obvladovanje zakonodajnih zahtev, poslovnih in panožnih standardov ter za izboljšanje poslovnih procesov. Njegova uporaba podjetjem omogoča zmanjšanje poslovnih tveganj, povečanje preglednosti ter skladnost z nacionalnimi in mednarodnimi standardi.

Ključne prednosti Genis e-GenDoc za obvladovanje ISO standardov

Genisov dokumentni sistem predstavlja zmogljivo in prilagodljivo platformo, s katero podjetja vseh velikosti in organiziranosti na enem mestu obvladujejo postopke in dokumente. V ta namen ponuja procesno-dokumentni modul e-OrgDok s katerim si podjetja olajšajo standardizirano izvajanje poslovnih procesov, zmanjšujejo tveganja ter uvajajo procesne izboljšave.

1. Skladnost z ISO 9001. Sistem vodenja kakovosti ISO 9001 zahteva, da podjetja vzpostavijo in vzdržujejo dokumentirane informacije za podporo procesom sistema vodenja kakovosti. Genis e-GenDoc pri tem zagotavlja:
   • osrednje upravljanje dokumentacije, kar zagotavlja hitro dostopnost in preglednost vseh relevantnih informacij;
   • avtomatizirano sledenje spremembam in različicam dokumentov, kar preprečuje zmedo zaradi zastarelih ali napačnih informacij ter poenostavlja izvajanje notranjih in zunanjih presoj;
   • obvladovanje pooblastil in odgovornosti v povezavi z upravljanjem, obdelavo in uporabo organizacijske dokumentacije.
2. Usklajenost z ISO 27001. Pri obvladovanju tveganj varnosti informacij je ključno zagotavljanje zaupnosti, celovitosti in razpoložljivosti podatkov. Genis e-GenDoc podpira ISO 27001 z:
   • zmogljivimi varnostnimi funkcijami, kot so omejevanje dostopa glede na vloge uporabnikov, šifriranje podatkov, digitalno podpisovanje ter več-faktorsko overjanje;
   • uvedbo revizijskih sledi, ki omogočajo spremljanje vseh dejavnosti v sistemu;
   • integracijo z orodji za varnostno kopiranje in obnovo podatkov, kar zmanjšuje tveganja izgube informacij.
3. Skladnost z GDPR, NIS 2 in CER. Evropska zakonodaja, kot sta GDPR (Splošna uredba o varstvu podatkov) in NIS 2 (Direktiva o varnosti omrežj in informacijskih sistemov), vključno s povezano nacionalno zakonodajo uvaja stroge zahteve glede varstva osebnih podatkov in kibernetske varnosti. Genis e-GenDoc omogoča:
   • omejevanje dostopov glede na politiko upravljanja z osebnimi in drugimi občutljivimi podatki ter spremljanje dostopov in obdelav osebnih podatkov;
   • uvedbo varnostnih ukrepov za preprečevanje kibernetskih napadov, kot je napad z izsiljevalsko programsko opremo, zmanjšanje tveganj zaradi kraje identitet z vzpostavljanjem pristopov ničelnega zaupanja ter hitrejše ukrepanje v primeru incidentov;
   • varno, pregledno in sledljivo obvladovanje dokumentacije o ocenah tveganjih;
   • evidentiranje dostopa do dokumentov in podatkov, kar olajša dokazovanje skladnosti z zakonodajo.

Integracija z drugimi standardi ISO. Poleg ISO 9001 in ISO 27001 je Genis e-GenDoc uporaben tudi pri izpolnjevanju zahtev drugih standardov, kot so ISO 14001 (ravnanje z okoljem), ISO 45001 (varnost in zdravje pri delu) in ISO 31000 (upravljanje s tveganji). Zagotavlja enotno platformo za upravljanje vse organizacijsko-procesne dokumentacije, od dokumentacije po različnih standardih in zakonodajnih zahtevah do vseh drugih notranjih dokumentov in z njimi povezanih postopkov.

Kako Genis e-GenDoc izboljša upravljanje poslovnih procesov

Genis e-GenDoc z modulom e-OrgDok ni le orodje za upravljanje dokumentacije, temveč celovita platforma za optimizacijo poslovnih procesov. Njegove funkcionalnosti zajemajo:

1. Digitalizacija procesov. S prehodom na digitalne delovne tokove podjetja zmanjšajo stroške in povečajo učinkovitost. Elektronske potrditve, vgrajene kontrole in avtomatizirani postopki odpravljajo nepotrebna ročna opravila, napake in pohitrijo potek postopkov.
2. Povečana preglednost in odgovornost. e-GenDoc omogoča natančno sledenje odgovornosti v vsakem koraku procesa, kar zmanjšuje tveganja procesnih napak ali zlorab. Uporabniki lahko hitro ugotovijo, kdo je odgovoren za določen dokument ali nalogo, pri čemer sistem sam preprečuje nepooblaščen dostop do dokumentov in informacij glede na podrobno varnostno-organizacijsko shemo.
3. Analitika in poročanje. Genis e-GenDoc omogoča izvažanje podatkov v analitična orodja za spremljanje uspešnosti procesov in obremenitve zaposlenih. Poleg tega lahko ti podatki služijo za prepoznavanje ozkih grl in ustvarjanje izboljšav.

Zmanjšanje poslovnih tveganj z Genis e-GenDoc

Implementacija Genis e-GenDoc zmanjšuje poslovna tveganja na več ravneh:

• Pravni vidik: Skladnost z zakonodajo in standardi zmanjšuje tveganje glob ali pravnih posledic.
• Operativna tveganja: Centralizacija in avtomatizacija procesov zmanjšujeta napake in izgube zaradi neučinkovitih sistemov.

Varnost: Napredne varnostne funkcije varujejo podatke pred nepooblaščenim dostopom in kibernetskimi grožnjami.

Želite profesionalno obvladovati sisteme poslovne kakovosti?

Genis e-GenDoc je sodobna modularna dokumentna rešitev, ki podjetjem omogoča boljše obvladovanje standardov ISO, skladnost z zakonodajo in optimizacijo poslovnih procesov. Z njegovo uvedbo podjetja pridobijo večjo preglednost, zmanjšajo tveganja ter izboljšajo učinkovitost in konkurenčnost. V dinamičnem poslovnem okolju, kjer so skladnost in prilagodljivost ključni, je takšen sistem neprecenljiv za dolgoročni uspeh ter zmanjšanje izgub.