Wietersdorfer Alpacem poenotil brezpapirno poslovanje v skupini

Avstrijski holding Wietersdorfer Alpacem je z uvedbo procesnega dokumentnega sistema Genis e-GenDoc poenotil brezpapirno poslovanje v skupini Alpacem ter diviziji apna, ki deluje v Sloveniji, Italiji, Avstriji in na Hrvaškem. e-GenDoc je sicer v Alpacemu prisoten že od leta 2006, ko so v družbi Salonit Anhovo uvedli modul e-Računi, z namenom racionalizacije postopka potrjevanja prejetih računov. V letu 2015 so zaradi obveznega pošiljanja eračunov proračunskim porabnikom v Sloveniji uvedli še modul i-Računi za izdajo standardnih  XML-računov. V letih 2019 in 2020 so v skladu s strategijo holdinga glede poenotenja informacijskih rešitev sistem e-GenDoc postopoma prenesli še na ostala proizvodna in prodajna podjetja v regiji.

Po posameznih podjetjih so uporabljali rešitve različnih proizvajalcev, kar z vidika stroškov in vzdrževanja ni bilo optimalno. Ponekod je potekalo potrjevanje prejetih računov še papirno. Za uporabo Genisovega procesnega dokumentnega sistema so se odločili na osnovi dobre prakse iz Slovenije in Hrvaške, pri čemer je bil sistem že povezan s poslovnim informacijskim sistemom Microsoft Business Central, ki je standarden za vsa podjetja v skupini.

Poleg poenotenja informacijske rešitve so si kot ključne cilje postavili shranjevanje računov v brezpapirni obliki na enem mestu ter digitalizacijo postopkov, ki bi uporabnikom omogočili prijazno in hitro obdelavo dokumentov. »Poslovanje v skupini je bilo deloma še papirno. Z digitalizacijo smo želeli pospešiti postopke, zmanjšati odvisnost od človeškega faktorja ter izboljšati preglednost nad dokumenti in postopki,« je izpostavil Zwitter.

e-GenDoc trenutno uporablja 29 podjetij, od tega 15 iz Avstrije. Trenutno 243 uporabnikov sistem uporablja v svojem jeziku, v skladu s pooblastili in vlogami na ravni podjetja ter skupine. Z uvedbo v Sloveniji, Italiji in na Hrvaškem so zaključili s 1. 1. 2019, pri čemer je uporabo v italijanskih in hrvaških podjetjih pospešila zakonodaja. Večina avstrijskega dela skupine je uvedbo zaključila spomladi 2020, čaka jih še prenos v nekaj manjših betonarn. »V Sloveniji in na Hrvaškem je uvedba potekala gladko, tudi v Italiji je šlo kar hitro. V Avstriji se je nekoliko zavleklo, saj je šlo za nov način dela. Eno je, če se dela nadgradnja, drugo pa, če je treba ljudi prepričati v upravičenost spremembe in postaviti digitalne procese,« je razložil Zwitter.

Poseben izziv so predstavljale zahteve holdinga, predvsem z vidika osrednjega pregleda nad procesi, ki se odvijajo v posameznih podjetjih. Pri izvedbi delovnih postopkov in dostopanju do dokumentacije zato uporabljajo več pristopov, na primer lokalno v podjetju, glede na pooblastila in odgovornosti posameznega uporabnika oziroma na ravni holdinga, glede na funkcijo, za katero stoji določena skupina uporabnikov.

Nadaljnja digitalizacija je vsekakor trend tudi v holdingu Wietersdorfer Alpacem. Zwitter meni, da jih čaka podobna naloga, kot so jo že imeli pri poenotenju poslovnega informacijskega sistema. Gre za popis najboljših praks še na drugih poslovnih področjih, na osnovi katerega bodo opredelili izvedljivost in smotrnost naložb v nadaljnje poenotenje in standardizacijo brezpapirnega poslovanja. .

Osrednji dokumentni sistem so postavili v zasebnem oblaku, pri čemer so v celoti podprli zakonske zahteve glede obveznega prejemanja elektronskih računov na Hrvaškem in v Italiji. V skupini so z e-GenDoc zmanjšali obseg ročnega vnašanja podatkov, saj sistem zajema in pošilja elektronske račune v formatih eSLOG, UBL 2.1 ter FattturaPA. Poleg tega skrbi za pošiljanje eračunov slovenskim proračunskim uporabnikom v sistem UJPnet, v Italiji pa v sistem SDI (Sistema di Interscambio).

Avtomatizirane in pregledne digitalne postopke dopolnjuje tesna povezava s posameznimi namestitvami poslovnega informacijskega sistema Microsoft Business Central. V Genisu so pripravili spletne vmesnike, tako za prenos šifrantov iz poslovnega sistema kot tudi za prenos podatkov iz potrjenih računov v glavno knjigo.

Celovita digitalizacija in odprava ročnega vnašanja podatkov uporabnikom omogočata hitro delo, kakovostno izvedbo nalog ter osredotočanje na poslovno vsebino. V skupini že načrtujejo integracijo procesnega dokumentnega sistema z elektronskim arhivom, ki je postavljen na platformi DocuWare.