Digitalno poslovanje v Skupini Mladinska knjiga

Pred uvedbo rešitve e-Računi so v Skupini Mladinska knjiga za potrjevanje prejetih računov uporabljali knjigo prejetih računov, v kateri so vodili podatke kateri organizacijski enoti pripada posamezen račun. Razpošiljanje je potekalo ročno, prav tako beleženje oziroma vnašanje podatkov in nato iskanje računov, pri čemer so samo v Mladinski knjigi založba, d. d. dnevno obdelali od 80 do 90 računov. V klasičnem krogotoku dokumentacije so se računi pošiljali fizično od podpisnika do podpisnika, zato so se lahko na svoji poti izgubili. Hkrati je postopek potrjevanja trajal dlje časa, tako da je bil iziv pri zaključevanju bilanc za pretekli mesec. Opominjanja na račune so potekali v živo, tako da je računovodstvo veliko časa namenilo temu delu delovanja.

Z uvedbo e-Računov so ročni krogotok dokumentov zamenjali z elektronskim. Rešitev so najprej uvedli v Mladinska knjiga Založba, d.d. in jo kasneje razširili še na druge hčerinske družbe na Hrvaškem in Srbiji. Z e-Računi so digitalizirali celoten proces od zajema papirnatega računa ob prihodu v podjetje do plačila, pri čemer so uvedli tudi sprejem elektronskih računov v formatu e-SLOG. Poleg tega digitalno obvladujejo vso povezano dokumentacijo, na primer naročilnice in pogodbe. 95 odstotkov naročil, vrednostno pa tudi več, se izdeluje v e-Naročilih. V rešitvi e-Pogodbe imajo shranjene vse pogodbe z dobavitelji. Prispeli račun znotraj aplikacije enostavno povežejo s pogodbo ali naročilnico. Po likvidaciji se račun samodejno prenese v postopek knjiženja in plačevanja v finančni aplikaciji Microsoft Dynamics NAV. Originalni račun je varno shranjen v finančno-računovodski službi, kroži le digitalizirana kopija, zato se račun ne more izgubiti. Vse spremembe do zaključka likvidacije so zabeležene v rešitvi Da bi dosegli še večje optimizacijske učinke brezpapirnega poslovanja, so uvedli storitev akreditirane varne hrambe, s katerimi so digitalizirali tudi arhiv prejetih računov. V podjetju Genis so procesni dokumentni sistem e-Računi integrirali s storitvijo varne hrambe, v Mladinski knjigi pa so skladno z zakonskimi zahtevami ZVDAGA in ETZ akreditirali svoja notranja pravila. Po sprejetju novele davčne zakonodaje leta 2013 (ZDDV-1G) in spremembi arhivske zakonodaje leta 2014 (ZVDAGA-A) se je odpravila zahteva po uporabi storitve akreditirane varne hrambe. Rešitev e-Računi nam zagotavlja brezpapirno poslovanje v skladu z veljavno zakonodajo. Vse prejete račune bodo v bodoče hranili v tem sistemu, kjer že sedaj vodijo zgodovino poslovanja z dobavitelji za zadnjih 15 let.

K prihrankom so najbolj prispevali izboljšani postopki v financah in računovodstvu, zaradi katerih lahko zaposleni v finančnem računovodstvu optimalno izvaja svoje delo. Poleg tega so izboljšali delovne postopke tudi izven finančno-računovodske službe, kjer potrjevalci in podpisniki opredeljujejo stroške na stroškovna mesta. Občutno se je zmanjšala tudi poraba papirja, saj se je bistveno zmanjšal obseg fotokopiranja računov. e-Računi so se v Mladinski knjigi izkazali kot ena od investicij v informacijske tehnologije z največjo dodano vrednostjo. Z obstoječimi zmožnostmi bodo namreč brez dodatnih stroškov izpolnjevali zadnje zakonske in poslovne zahteve ter uresničevali strateške usmeritve v digitalizacijo poslovanja. Kot so povedali v finančni službi, po uvedbi rešitve e-Računi delovni postopki pri obdelavi računov potekajo hitreje, ob tem pa so dobili tudi popoln nadzor nad dokumentacijo, saj v vsakem trenutku točno vedo, kje se računi nahajajo in kaj se z njimi dogaja.