Digitalizacija obdelave prejetih računov

Grawe zavarovalnica z več kot 19 poslovalnicami in 210 zaposlenimi konec leta 2021 resda sodi med manjše zavarovalnice v Sloveniji, vendar kljub kriznim razmeram zadnja leta povečuje tako število sklenjenih zavarovanj kot tudi vrednost zavarovalne vsote in prihodke od zavarovalnih premij. V zavarovalnici so v času izrednih ukrepov zaradi koronske krize prešli na hibridni način dela, kar je močno otežilo postopek odobravanja prejetih računov.  V času ukrepov so delali razdeljeno, nekaj ljudi v pisarni, nekaj od doma, zato je bilo ročno odobravanje računov še posebej težavno.

V Grawe zavarovalnici so s sistemom e-GenDoc pridobili procesni in arhivski sistem za obvladovanje prejetih računov, ne glede na način prejema ter obliko dokumenta. Podpisni red obvladujejo z rešitvijo e-OrgShema, preko katere natančno upravljajo uporabniške vloge, na osnovi katerih se nato izvaja postopek odobravanja in podpisovanja. Za celovito obvladovanje prejetih računov od zajema prejetih dokumentov v elektronski in papirni obliki ter prilog za kompletiranje računov do podpisovanja so uvedli modul e-Računi. V tem modulu se po zajemu dokumentov in podatkov ter prvi kontroli v finančno računovodski službi izvede tudi razdeljevanje računov ter pošiljanje v oddelke za  odobravanje in podpisovanje. Po izvedbi odobritve modul e-Računi izvede samodejno pripravo knjižbe in jih prenese v poslovni informacijski sistem SAP.

Z uvedbo modula e-Računi so po besedah Katje Leskovšek poenostavili in avtomatizirali vzdrževanje podpisnega reda, med občutnimi koristmi pa je še uporaba elektronskih računov. “Veliko dobaviteljev nam že pošilja e-račune. Število papirnih računov, ki jih je treba skenirati, se hitro manjša,” je dejala Leskovškova in izpostavila, da je uvedba takšne informacijske rešitve vedno priložnost tudi za druge izboljšave. K pospešeni uporabi elektronskih računov močno prispevajo zmožnosti, ki jih ponuja modul e-Računi, na primer samodejno opremljanje računov, prepoznavanje podatkov ter razdeljevanje zneskov. Te zmožnosti namreč močno pohitrijo in poenostavijo obdelavo prejetih računov. Modul e-Računi zaposlenim v računovodstvu ter uporabnikom v oddelkih omogoča tudi skeniranje prilog ter dodajanje datotek z diska med celotnim postopkom obdelave računa.

Prodajna mreža Grawe zavarovalnice poleg lastnih poslovalnic po celotni Sloveniji vključuje še razvejano partnersko mrežo, ki mesečno izstavlja račune za prodajno provizijo. Z uporabo spletne storitve za izdajo elektronskih računov Genis i-Računi so več kot 300 partnerjem omogočili takojšen prehod na e-račune. S tem so si zagotovili, da od svojih zavarovalniških agentov in agencij dobivajo samo še e-račune ter vzpostavili avtomatiziran proces njihove obdelave. S tem so prihranili veliko časa, saj so odpravili dvojno knjiženje, pri čemer dokumentni sistem poleg samodejne odobritve izvede še kontiranje in pripravi knjižbe v poslovni informacijski sistem SAP.