Kako so v Medexu digitalizirali 96 odstotkov delovnih postopkov

Medex je ena najbolj prepoznavnih slovenskih družb, ki že skoraj 70 let izboljšuje življenja ljudi z naravnimi, učinkovitimi in inovativnimi prehranskimi dopolnili na osnovi čebeljih pridelkov. Tradicionalno rabo čebeljih pridelkov nadgrajujejo s številnimi klinično podprtimi inovacijami, ki jih uvrščajo med vodilne ponudnike prehranskih dopolnil. Družba, ki je s svojimi izdelki prisotna na tako rekoč vseh celinah, stremi k energetski optimizaciji in trajnostni preobrazbi, v okviru katere je leta 2021 začela projekt digitalne preobrazbe. V Medex je vse do leta 2021 večino tehnične in organizacijske dokumentacije vodil ročno, deloma v papirni obliki deloma v elektronski, kot dokumente v skupni rabi na datotečnem strežniku, del nabavne dokumentacije pa so vodili v sistemu ERP. “Z digitalno transformacijo, ki ji je sledila uvedba osrednjega dokumentnega sistema smo želeli v prvi vrsti optimizirati interno poslovanje,” je povedala Manca Rezar, direktorica financ, računovodstva in kontrolinga v Medexu. Za delo z dokumenti so izgubljali veliko časa, pri čemer ni bilo sledljivosti dokumentacije. Dodatno težavo je predstavljala razpršena tehnična dokumentacija, zaradi česar niso mogli slediti tehnološkim postopkom. “Poslovni procesi so enostavno trajali predolgo, na primer potrjevanje nabavnih zahtevkov in računov,” je izpostavila Manca Rezar. Leta 2021 so vzpostavili digitalno strategijo, s katero so analizirali obstoječe procese, opredelili prednostne procese in določili cilje digitalne transformacije.

V sklopu digitalne transformacije so v Medexu prenovili poslovne procese, pri čemer so zajeli vsa tri podjetja znotraj holdinga – Medex GROUP (vodstvo in splošne službe), Medex PROIZVODNJA (raziskave, razvoj in proizvodnja izdelkov) ter Medex TRADE (marketing, distribucija in prodaja). “Odločili smo se, da ne bomo več delali na star način. Vedeli smo, da obstajajo novi načini. Določene procese smo želeli postaviti na novo, vendar nismo imeli izkušenj,« je dejala Manca Rezar. Osnova za implementacijo so bili procesi, obdelani v študiji, ki so jo izvedli za pridobitev vavčerja za digitalno transformacijo s strani Slovenskega podjetniškega sklada. Kot pravi direktorica za finance in računovodstvo je bila Genisova ekipa edina, ki je bila sposobna naš razgiban proces združiti na istem imenovalcu. »Razvoj in raziskave, proizvodnje, prodaja, skupne službe … vsak dela na svoj način. Genis je vse to uspel pokriti z njihovimi rešitvami, pri čemer so nam pomagali z izkušnjami in primeri dobrih praks.« Med najbolj pomembnimi cilji digitalizacije je bilo izboljšanje integracije med oddelki, prihranek časa, višja varnost informacij od vnosa naprej ter večja preglednost in varnost dokumentov na dolgi rok. Projekta so se lotili postopoma, pri čemer so v prvi fazi digitalizirali upravljanje s pogodbami, naročili in računi, v drugi fazi pa so digitalizirali dokumentacijo in postopke v proizvodnih procesih in organizaciji.

V treh korakih do popolnoma digitalnega poslovanja
V Medexu so s podporo Genisovih dokumentnih modulov, kot so e-Računi, e-Pogodbe. e-Naročila, e-Pisarna, e-OrgShema in e-OrgDok popolnoma digitalizirali 96 odstotkov procesov. »Z uvedbo Genisovih dokumentnih rešitev smo močno poenostavili delo in izboljšali komunikacijo med oddelki. Sedaj lahko spremljamo celovit življenjski cikel dokumentov. Dokumentni sistem je tudi integriran s sistemom ERP tako da nam v računovodstvu ni treba iskat dokumentov. Na klik vidimo dokumente, ki pripadajo naši službi, pridobili smo tudi opozarjanje na zadeve, na primer iztekanje pogodb,« je povedala Manca Rezar. Preko integracije s sistemom ERP so se izognili podvojevanju dela in večkratnemu vnašanju podatkov. Genisova rešitev jim je zagotovila izvedbo prilagojenih delovnih tokov, celovito digitalizacijo delovnih postopkov vključno digitalnim podpisovanjem. »V dokumentnem sistemu  se vidi, kje se je zadeva ustavila, kdo mora kaj narediti. Imamo popolno sledljivost dokumentacije tako da se dokumenti v podjetju ne izgubljajo. Sedaj prihranimo veliko časa in učinkovitost se je povečala,« je še dodala Manca Rezar. V Medexu poslujejo tudi bolj trajnostno. S prehodom na digitalno poslovanje mesečno prihranijo 14.500 listov papirja, kar predstavlja 3,26 kubikov lesa. Zaposleni so se znanjeni s tveganji dela v  digitalnem okolju, kar se pozna tudi pri prepoznavanju groženj. Ob poskusu kibernetskega napada, so na primer incident zaustavili že na samem začetku, pri čemer jim tudi sam dokumentni sistem zmanjšuje tveganja kompromitacije dokumentov in z njimi povezanih podatkov. Projekt digitalizacije bodo zaključili z vzpostavitvijo arhiva izdani računov z modulom i-Računi. Tako se bodo popolnoma rešili papirnega poslovanja in vse delovne postopke z dokumenti prestavili v sodobno digitalno okolje.

Izzivi:
 

• • Razpršena tehnična, organizacijska in poslovna dokumentacija
  • Različni načini vodenja dokumentacije po oddelkih (papirna hramba po oddelkih, e-pošta, mape na skupnih diskih, sistem ERP)
  • Pomanjkanje sledljivosti in preglednosti delovnih postopkov in dokumentov
  • Velika poraba časa za delo z dokumenti
  • Slaba komunikacija med oddelki
  
  

Rešitve:
 

• • Digitalizacija nabavnega postopka in upravljanja s finančno računovodsko dokumentacijo
  • Vodenje digitalnih delovnih postopkov in upravljanja s tehnično in organizacijsko dokumentacijo
  • Digitalni zajem vhodnih dokumentov
  • Spremljanje poslovne korespondence
  • Upravljanje s pogodbami
  • Elektronsko arhiviranje izdanih računov
  
  

Koristi:
 

• Prihranek časa in večja produktivnost
• Boljša komunikacija in povezanost med oddelki
• Večja varnost dokumentov in podatkov
• Vpogled v izvajanje delovnih postopkov v realnem času
• Hitro iskanje dokumentov in informacij
• Popoln nadzor nad različicami dokumentov v razvoju in proizvodnji