TKK iz dokumentnega kaosa v sodobno urejeno poslovanje

Podjetje TKK Srpenica, d. o. o. je med najuspešnejšimi velikimi podjetji v Sloveniji, saj je čiste prihodke od prodaje v višini 48,94 milijona evrov od leta 2013 do leta 2018 povečalo na 64,44 milijona evrov. Ker se je zaradi rasti poslovanja skokovito povečal obseg dokumentacije, so že leta 2013 začeli iskati rešitve za uvedbo brezpapirnega vodenja prejetih računov. Tedaj zaradi utečenih vzorcev dela projekta ni bilo mogoče izpeljati. V letu 2018 se je zbrala ekipa, ki je vključevala vodstvo, finančno-računovodsko službo, nabavo in informatiko ter začela s projektom na novo. ”Poslovanje podjetja se iz leta v leto povečuje, posledično se povečuje tudi obseg dokumentacije. Na dotedanji način dokumentnega toka preprosto nismo mogli več obvladati,” je pojasnila Erika Šulin, asistentka direktorja v TKK. Celoten proces je namreč temeljil na znanju in pomnjenju enega zaposlenega. Račune se je fizično prenašalo od vhoda do računovodstva pa do podpisnikov in nazaj v računovodstvo. Na ta način niso imeli nobene prave sledljivosti, kje se v določenem trenutku nahaja nek račun. Sledljivost je temeljila zgolj na znanju zaposlenega, ki je račune delil med podpisnike. Poleg pomanjkljive urejenosti in preglednosti pri samem potrjevanju prejetih računov, so potrebovali tudi veliko časa in energije, da so zbrali vse podatke za mesečne obračune.

Za Genis so se v TKK odločili na osnovi izkušenj iz pilotnega projekta, ki so ga začeli leta 2013. Medtem so sicer preverili tudi druge rešitve, med njimi rešitev, ki jim jo je ponujal dobavitelj poslovnega informacijskega sistema. »Alternativa je bila spremljanje prejetih računov v okviru sistema ERP, ampak ta varianta ni nudila tako dobre procesne podpore kot Genisova rešitev,« je povedala Erika Šulin. Za digitalizacijo potrjevanja računov so uvedli procesni dokumentni sistem e-GenDoc, in sicer modula e-Pisarna za osrednji zajem papirnih in elektronskih računov ter povezano dokumentacijo in e-Računi za pregledovanje in potrjevanje računov. »Z vpeljavo nismo imeli težav, saj so vsi vključeni zaposleni hitro dojeli, v čem je bistvo in usvojili povsem digitalen način dela,« je izpostavila Erika Šulin.

Digitalni proces obdelave prejetih računov vključuje zajem, opremljanje z opisnimi podatki in izpopolnjevanje dokumentacije, vse do pregledovanja in podpisovanja, priprave knjižb in prenosa podatkov za knjiženje v poslovni informacijski sistem Perftech Largo. Kot pravi Šulinova lahko sedaj vsakdo kadarkoli potrjuje in pregleduje svoje račune. Računovodstvo ima popoln nadzor nad tem, pri katerem podpisniku se nahaja določen račun. Vse poteka hitreje in brez napak. »Prej smo za potrjevanje računov lahko potrebovali tudi več tednov, sedaj pa so vsi računi rešeni prej kot v enem tednu.« Ob uvedbi procesnega dokumentnega sistema so vsem dobaviteljem poslali obvestilo, da so prešli na e-poslovanje.  Iz tedna v teden  več dobaviteljev pošilja elektronske račune, kar predstavlja izjemno optimizacijo pri vnašanju podatkov. Ocenjujejo, da prejmejo  že okoli 30 odstotkov elektronskih računov.

V procesnem dokumentnem sistemu so najprej uredili obvladovanje prejetih računov za storitve, drobni inventar in naložbe, v teku pa je še uvedba materialnih računov. Ta del projekta je namreč v TKK tesno povezan s prenovo sistema prevzema materiala in špedicije, pri čemer bodo v dokumentni sistem zajemali celotno dokumentacijo, od računov do dobavnic, prevzemnic in transportnih dokumentov (CMR). »Za obvladovanje poslovanja in tudi v primeru revizije je zagotovo velika pridobitev, da imaš na enem mestu urejeno in povezano celotno dokumentacijo,« je prepričana Erika Šulin. V prihodnje načrtujejo razširitev dobre prakse digitalizacije še na druga poslovna področja. V prvi vrsti gre za pripravo in spremljanje pogodb, kar jim bo omogočalo boljšo sledljivost, tako razvejane mreže komercialistov na regionalnih tržiščih kot tudi poslovanja z dobavitelji. V dokumentnem sistemu e-GenDoc si želijo vzpostaviti tudi spremljanje sej uprave in oddelčnih sestankov z namenom spremljanja sklepov in akcijskih načrtov, vse do nalog posameznih zaposlenih.