Umetna inteligenca pri financah in računovodstvu izboljšuje in zamenjuje vrsto nalog, vključno z zajemom in upravljanjem prejetih računov.

Umetna inteligenca (UI) bo po napovedih in glede na trenutno stanje ponudbe v svetu postopoma prevzela večino nalog, ki jih organizacije izvajajo pri računovodstvu, knjigovodstvu in financah. Njena prednost se skriva v hitrosti, neprekinjeni razpoložljivosti, avtomatizaciji postopkov, neodvisnosti odločanja od človeškega faktorja in skladnosti. Lahko bi rekli, da je nezmotljiva in hkrati ne podleže vplivom, ki bi lahko izpostavljali organizacijo operativnim in zakonskim tveganjem.

Umetno-inteligenčne rešitve z uporabo strojnega učenja, velikih jezikovnih modelov, ekspertnih sistemov, računalniškega vida in robotske avtomatizacije procesov danes naslavljajo večino dejavnosti finančno-računovodskih služb. Organizacije jih uvajajo v postopke računovodstva in knjigovodstva ter v temeljne dejavnosti upravljanja s financami, kot so:

• avtomatiziran zajem in obdelava prejetih računov;
• upravljanje obveznosti do dobaviteljev;
• zaznavanje in odkrivanje anomalij v podatkih;
• raziskovanje zadev;
• analiziranje podatkov in sprejemanje odločitev;
• komentiranje podatkov in trendov za pripravo finančnih poročil.

Glede na trenutne zmožnosti in primere uporabe lahko UI prevzame večino rutinskih nalog, popolno prevlado pa lahko hočeš nočeš pričakujemo že kmalu, saj prihajajo samoučeči UI-modeli. Trenutno sicer še ni pričakovati, da bo tehnologija v celoti zamenjala ljudi v finančno-računovodskih oddelkih, še posebej zaradi njihove vpetosti v druge procese načrtovanja in odločanja, vendar jih bo močno razbremenila dejavnosti, ki ne prinašajo vrednosti in so občutljive za napake.

UI pri upravljanju s prejetimi računi

Organizacije si pri upravljanju s prejetimi računi z UI najbolj pomagajo pri zajemu prejetih računov in vnašanju podatkov za knjiženje. Predvsem gre za račune, ki ne ustrezajo standardom elektronskega poslovanja in niso v strukturirani obliki, kot so različni XML-formati računov. V Sloveniji si podjetja  sicer že izmenjujejo račune v formatu e-Slog, na ravni EU pa dogovori o enotnem evropskem formatu šele potekajo. Organizacije, predvsem podjetja, ki imajo veliko število prejetih računov iz tujine, večinoma v formatu PDF, imajo zato največji interes, da v zajem prejetih računov vpeljejo zmožnosti prepoznave s pomočjo umetne inteligence.

Zajem prejetih računov danes predstavlja morda najbolj delovno intenziven postopek pri računovodstvu. Zato smo naš dokumentni sistem e-GenDoc in rešitev e-Računi povezali z vodilno slovensko storitvijo za umetno-inteligenčno prepoznavanje dokumentov Pareto AI. S tem smo našim uporabnikom omogočili, da si avtomatizirajo tako prepoznavo prejetih računov kot tudi vseh drugih povezanih dokumentov, na primer dobavnic, specifikacij in tovornih listov, ki dopolnjujejo prejete račune.

Današnje zmožnosti UI pri obdelavi prejetih računov so sicer mnogo širše. Poleg prepoznave računov, razdeljevanja stroškov in vnašanja podatkov v glavno knjigo lahko izvaja povezovanje in usklajevanje računov z naročili oziroma dobavnicami, usmerja račune v potrjevanje ter pripravlja plačila. Hkrati lahko prevzame preverjanje podatkov na računu in dobavitelja, sproži postopek izločanja ali zavračanja računa ali izvede vse postopke, ki so potrebni za vnos novega dobavitelja. Ne glede na to, dobre prakse uvajanja novih tehnologij potrjujejo, da je smiselno začeti po manjših korakih, s katerimi podjetje preizkusi novosti in jih nato postopoma razširja v druge postopke in procese. Prepoznava prejetih računov je tako med idealnimi začetnimi projekti uvajanja umetne inteligence v delo finančno-računovodskih služb.