Podjetje Genis je nadgradilo svojo preizkušeno rešitev e-Računi z umetno inteligenčnim prepoznavanjem prejetih papirnih računov ter elektronskih računov v datotekah PDF.

V podjetju Genis po 30 letih digitalizacije obvladovanja prejetih računov in druge poslovne dokumentacije še naprej izboljšujejo delo finančno računovodskih služb. Podjetje je namreč povezalo vodilno rešitev za obvladovanje prejetih računov e-Računi z vodilno slovensko storitvijo za umetno inteligenčno prepoznavo dokumentov Pareto Extractify.

Zmožnost umetno-inteligenčne prepoznave in avtomatiziranega zajema podatkov iz prejetih računov v formatu PDF ali skeniranih papirnih računov prinaša obsežne prihranke predvsem podjetjem, ki prejmejo veliko računov po elektronski pošti. Gre za uveljavljen način prejema računov predvsem s strani tujih dobaviteljev. Številni domači dobavitelji namreč že pošiljajo račune v standardnem XML-formatu e-Slog preko e-pošte bodisi preko sistemov e-izmenjave, kar rešitev e-Računi podpira že v osnovi.

Z uporabo storitve Pareto Extractify so v podjetju Genis preskočili uvajanje rešitve za prepoznavanje skeniranih dokumentov, ki temelji na optičnem prepoznavanju znakov OCR. Podjetja so se namreč pri uporabi tehnologije OCR soočala s številnimi izzivi, kot so razmeroma velik delež napak, drago uvajanje in vzdrževanje ter potreba po človeškem nadzoru. Genis je podjetjem, ki niso želela uvajati OCR, na pomoč priskočil z vrsto inovativnimi poenostavitvami in zmožnostmi za avtomatizacijo zajema podatkov.

Enostavna prepoznava in zajem podatkov za vse prejete račune

Integracija s storitvijo Pareto Extractify uporabnikom rešitve e-Računi omogoča, da prejete račune v formatu PDF ali digitalizirane papirne račune vnesejo v sistem za potrjevanje računov tako rekoč enako hitro in natančno kot v primeru prejetih računov v standardnih formatih XML. Ker gre za popolnoma integrirano zmožnost, uporabniki e-Računov niti nimajo občutka, da se umetno inteligenčni zajem izvede zunaj rešitve e-Računi in to na povsem varen in zaupanja vreden način.

Podjetja z e-Računi dosežejo, da ob največji stopnji avtomatizacije in zanesljivosti prepoznave brez potrebe po kakršnem koli ročnem vnašanju zajamejo:

• papirne račune (posamično in masovno skeniranje)
• račune v formatu PDF (in v drugih nestrukturiranih datotečnih formatih)
• račune v formatih XML (e-Slog, …)

Sodelavci v finančno računovodski službi umetno-inteligenčno obdelane račune enostavno prejmejo v začetno fazo procesa potrjevanja in to na povsem enak način, kot recimo, če bi podatke že prej vnesli ročno ali če so ti samodejno strojno prebrani iz strukturiranih datotek XML.

Dovršen sistem za obvladovanje prejetih računov

Podjetja z uvedbo umetno-inteligenčne prepoznave ob zajemu standardnih računov XML vzpostavijo najhitrejši možen in najbolj natančen zajem podatkov s prejetih računov. To pomeni, da za vnos računov v sistem potrjevanja in nadalje za knjiženje ne potrebujejo več ročnega vnašanja, ki je zamudno in podvrženo človeškim napakam. Poleg tega se skrajša tudi postopek potrjevanja, saj so računi za potrjevanje opremljeni z vsemi podatki pravzaprav že takoj po prejemu. Tako lahko podjetja izkoristijo različne bonitete, ki jih nudijo dobavitelji za predčasna plačila, zagotovijo nemoten pritok blaga in storitev za svoje delovanje ter se izogibajo morebitnim kaznim in drugim izgubam zaradi napak ali zamud pri plačilih.

Poleg tega se zaposleni v finančno-računovodskih službah namesto z vnašanjem podatkov in odpravljanjem napak ukvarjajo s kakovostjo podatkov ter lažje spremljajo finančni tok. Odprava zamudnih in neustvarjalnih rutinskih del jim navsezadnje sprosti čas za komunikacijo in podporo ostalim poslovnim funkcijam ter izboljša sodelovanje z nabavo pri načrtovanju in optimizaciji stroškov.