Slovenska podjetja bodo vlagala v storitve umetne inteligence, razširjanje uporabe ter prehajanje z zasilnih na polnokrvne dokumentne rešitve.

Glede na poročila različnih tržnih raziskovalnih podjetij, se bo svetovni trg rešitev in storitev za upravljanje z dokumenti do leta 2035 povečeval letno s hitrostjo od dobrih 10 do 14,8 odstotka. Čeprav so odstopanja v napovedih rasti razmeroma velika, ne moremo spregledati, da gre za dvomestno rast, ki odraža močno osvežitev naložb v ta del informacijske podpore poslovanju.

Tržnim analitikom je skupno, da naložbe v dokumentne sisteme poganja digitalna transformacija, integracija umetne inteligence, nove oblike ponujanja storitev dokumentnih sistemov ter zakonske zahteve s področja zaščite podatkov in informacijske varnosti – v Sloveniji ZVOP-2 ter ZinfV-1. Med izpostavljenimi motivatorji rasti so še vlaganja v tesnejšo in obširnejšo integracijo dokumentnih sistemov z ostalimi informacijskimi sistemi. Raziskovalne hiše glede vertikalnih vlaganj izpostavljajo prilagojene rešitve s specifičnimi delovnimi tokovi za pravne, zdravstvene in finančne storitve.

Globalni trendi, ki bodo letos in še nekaj naslednjih let krojili naložbe v dokumentne sisteme, bodo:

• inteligentna avtomatizacija: avtomatizacija zajema in obdelave računov ter upravljanje pogodb;
• povečanje produktivnosti: informatizirani, standardizirani in avtomatizirani delovni postopki podjetjem pomagajo premoščati težave s pomanjkanjem delovne sile ob naraščajočem obsegu poslovanja;
• izboljšana varnost: vpeljava močnejših mehanizmov za overjanje uporabe, transparentno obvladovanje kompetenc, šifriranje podatkov, spremljanje vedenja uporabnikov, nespremenljivost revizijskih sledi, obvladovanje tveganj IT-dobaviteljev;
• poglobljena in razširjena integracija za neprekinjene delovne procese: s poslovnim informacijskim sistemom (ERP), s sistemom za vodenje odnosov s strankami (CRM) ter s kadrovskimi, tehničnimi in nabavnimi informacijskimi sistemi …;
• mobilni dostop: varen oddaljen dostop do aplikacij za zajem, podpisovanje in deljenje dokumentov ter skupinsko delo ob prilagojenih rešitvah za mobilne naprave;
• stroški in trajnost: močan trend ostaja brezpapirno poslovanje v smislu zmanjševanja okolijskih obremenitev ter zmanjšanja nabavljanja sredstev in drobnega inventarja za obvladovanje papirne dokumentacije.

Kako pa v Sloveniji?

Na slovenskem trgu je še vedno mogoče opaziti, da številna podjetja upravljanja z dokumenti ne rešujejo z namenskimi dokumentnimi sistemi, temveč s hibridnimi rešitvami, kjer povezujejo sisteme ERP z zunanjimi hrambami, večinoma oblačnimi shrambami dokumentov. Gre za precej tvegano rešitev, tako z vidika zagotavljanja razpoložljivosti in neprekinjenega poslovanja kot tudi zagotavljanja varnosti, zaupnosti, sledljivosti in celo trajnosti. Takšne rešitve namreč zaklepajo uporabnika na določenega ponudnika, kar dolgoročno onemogoča prilagajanje enega ključnih informacijskih sistemov v podjetju finančnim, procesnim, organizacijskim, tehnološkim in zakonskim zahtevam.

Trendi za Slovenijo bodo tako razdeljeni predvsem na podjetja, ki že imajo dokumentni sistem in na tista, ki ga še nimajo.

Pri prvih bo v ospredju uvajanje orodij umetne inteligence, integracija z ostalimi sistemi ter razširjanje uporabe v različne oddelke in delovne procese. Uvajanje dokumentnega sistema se praviloma začne v finančno-računovodskih oddelkih, kjer služi podpori upravljanja s prejetimi računi, ter v nabavi za obvladovanje nabavnih zahtevkov, nato pa se razširi tudi na ostale dele podjetja. Pri uporabi umetne inteligence tudi v Slovenji prednjači avtomatizacija zajema podatkov, manj je še naprednega iskanja po vsebini, na primer za iskanje odgovorov na vprašanja. Vsekakor bodo vprašanja uporabnikov usmerjena tudi na avtomatizacijo postopkov, na primer pri obvladovanju ročnosti pogodb, ali na avtomatizacijo delovnih tokov glede na vsebino dokumentov. K strankam obrnjena podjetja bodo vlagala tudi v umetno inteligenčne rešitve, s katerimi bi odkrivala spremljanje občutij strank, recimo pri povpraševanjih ter reklamacijskih zahtevkih.

V drugi skupini bodo podjetja iskala predvsem storitve v oblaku, v osnovi zaradi zmanjšanja kratkoročnih finančnih in tehnoloških izzivov. Pri tem naj le ne spregledajo, da je dokumentni sistem dolgoročna naložba, s trajnostjo, ki je daljša celo od uporabe poslovnega informacijskega sistema. To pomeni tudi temeljit premislek, kako storitev v oblaku zadošča tveganjem glede varnosti in dostopnosti, razpoložljivosti ter tveganja izgube dokumentov na dolgi rok (10 let, neomejeno …). Poleg tega morajo posebno pozornost nameniti procesni uvedbi, saj številni dokumentni sistemi v oblaku ne omogočajo prilagajanja posebnostim delovnih postopkov, zahtevam glede obvladovanja pooblastil in odgovornosti za potrebe skladnosti ali upravljanja s kompleksnejšimi shemami meta podatkov, na osnovi katerih se krmilijo delovni postopki.

Za leto 2026 lahko v splošnem pričakujemo otoplitev povpraševanja po dokumentnih sistemih, pri čemer bodo oči uporabnikov uprte v obete umetne inteligence in celovite rešitve, s katerimi lahko podprejo digitalizacijo.