Kako v letu 2025 lokalno nameščen dokumentni sistem odgovarja na zahteve obvladovanja s tveganji? Odlično in precej bolje v primerjavi z alternativo v oblaku.

Podjetja naletijo na vrsto izzivov, ko je govora o upravljanju velikih količin podatkov in dokumentov v vedno spreminjajočem se digitalnem okolju. Dokumentni sistemi so postali ključna orodja za izvajanje digitalnega poslovanja, poenostavitev delovnih postopkov, izboljšanje produktivnosti ter zagotavljanje skladnosti z zakonskimi predpisi, standardi in notranjimi pravili.

Medtem ko so rešitve za upravljanje dokumentov v oblaku pridobile pozornost zaradi svoje enostavnosti, razširljivosti in pogojne cenovne dostopnosti, lokalno nameščeni dokumentni sistemi še vedno ponujajo ključne prednosti. Pri tem je treba v prvi vrsti izpostaviti obvladovanje poslovnih tveganj in s tem povezane skladnost, integriteto podatkov, razpoložljivost, varnost in prilagodljivost.

Skladnost z zunanjimi in notranjimi zahtevami

Leta 2025 bodo podjetja samo še bolj obvezana izpolnjevati zapletene regulativne okvire, ki urejajo zasebnost podatkov ter varnost in hrambo dokumentov. V Evropski uniji poleg GDPR od lanske jeseni to področje urejata direktivi NIS 2 in CER. Te direktive in posledično nacionalna zakonodaja imajo velik vpliv tudi na shranjevanje, dostopanje, uporabo in odstranjevanje dokumentov.

Namestitveni dokumentni sistem, kot je Genis e-GenDoc, ponuja pomembne prednosti pri zagotavljanju skladnosti s temi predpisi. Omogoča popoln fizičen nadzor nad shranjevanjem digitalnih dokumentov, kar je ključno za industrije, kjer je treba shraniti občutljive podatke v domači državi, v EU ali če recimo panožni ad-hoc standardi velevajo lokalno shranjevanje.

Poleg tega omogoča izvajanje lastnih politik hrambe in avtomatizacijo delovnih tokov, kar je ključnega pomena za obvladovanje skladnosti. Takšen sistem lahko samodejno izbriše ali arhivira dokumente po določenem obdobju hrambe, kar zmanjšuje tveganje za neskladnost zaradi nepravilnega odstranjevanja dokumentov. Z ohranjanjem občutljivih podatkov znotraj lastne infrastrukture podjetja prav tako preprečijo morebitna tveganja skladnosti, povezana z uporabo ne transparentnih storitev v oblaku.

Celovitost in nespremenljivost podatkov

Integriteta dokumentov, ki se nanaša na njihovo celovitost in nespremenljivost, je ključnega pomena za podjetja, še posebej v industrijah, kjer so natančni in zanesljivi zapisi potrebni za pravne, finančne ali operativne namene. Lokalno nameščen dokumentni sistem ponuja višjo raven nadzora nad ohranjanjem integritete dokumentov v primerjavi z rešitvami v oblaku, pri čemer ga je lažje povezovati z drugimi viri podatkov, na primer z namenskimi aplikacijami in drugimi poslovnimi sistemi z namenom dodatnega zagotavljanja konteksta posameznega dokumenta. Storitve v oblaku so na drugi strani običajno omejene le na povezovanje s standardnimi storitvami oziroma rešitvami.

Dokumentni sistem e-GenDoc recimo omogoča stroge nadzorne ukrepe, ki zagotavljajo, da le pooblaščeni zaposleni lahko spreminjajo ali dostopajo do občutljivih dokumentov. Z upravljanjem dovoljenj znotraj podjetja lahko preprečijo nepooblaščene spremembe, brisanja ali manipulacije s pomembnimi dokumenti. Poleg tega sistem vključuje popolno revizijsko sledljivost sprememb (celo na ravni dnevniških zapisov, česar storitve v oblaku ne morejo zagotoviti!), ki zagotavljajo podroben zapis o tem, kdo je dostopal ali spreminjal dokument in kdaj. Ta raven preglednosti je še posebej pomembna za industrije, kot so finance, zdravstvena oskrba in pravne službe in druge kritične dejavnosti, kjer je integriteta dokumentov ključnega pomena.

Takšen dokumentni sistem omogoča uporabo dodatnih varnostnih ukrepov, kot je šifriranje. Slednje je eden izmed poglavitnih ukrepov direktive NIS 2 in prihajajočega Zakona o informacijski varnosti. Z orodji za šifriranje lahko podjetja zaščitijo svoje dokumente pred morebitnimi tveganji, kot so poškodbe podatkov, nepooblaščen dostop oziroma odtekanje podatkov ali uhajanje podatkov med prenosom.

Razpoložljivost in zmogljivost

Ena ključnih odločitev pri izbiri sistema za upravljanje dokumentov je razpoložljivost in zmogljivost platforme. Sistemi v oblaku so odvisni od strežnikov tretjih oseb in internetne povezljivosti, zaradi česar so lahko ranljivi za izpade, težave z zakasnitvami ali motnje v storitvah. Čeprav ponudniki storitev v oblaku običajno zagotavljajo visoko razpoložljivost, obstaja vedno možnost zastojev zaradi tehničnih težav ali nepredvidenih dogodkov. Z vidika upravljanja s tveganji in neprekinjenega poslovanja je zato smiselno, da podjetje opredeli, katere dokumente lahko prenese v oblačne storitve in katere bo hranilo v lokalnem dokumentnem sistemu.

Slednji ponuja pomembno prednost glede razpoložljivosti in zmogljivosti. Z gostovanjem sistema na lastni infrastrukturi imajo podjetja večji nadzor nad delovanjem sistema in odzivnostjo. Podjetja pri zagotavljanju razpoložljivosti dokumentov niso odvisna od zunanjih ponudnikov, pri čemer se vsak morebitni izpad sistema lahko reši hitreje z notranjo tehnično podporo.

Poleg tega lahko podjetje takšen dokumentni sistem prilagodi in optimizira glede na specifične potrebe podjetja. Namesti ga lahko na enako ali celo isto infrastrukturno rešitev kot druge kritične sisteme, kar pripomore k hitrejšemu delovanju. Podobno se rešijo tudi izzivi z zagotavljanjem visoke razpoložljivosti oziroma neprekinjenega poslovanja in varnostnega shranjevanja podatkov. Ker se lokalno nameščen dokumentni sistem s sistemskega vidika obnaša enako kot lokalno nameščen poslovni informacijski sistem, lahko IT-ekipa zanj privzame enake tehnično-organizacijske ukrepe, s čimer si poenostavijo in poenotijo delo ter dodatno optimizirajo stroške.

Kibernetska varnost in zaščita podatkov

Kibernetske grožnje pospešeno naraščajo. Napadi z izsiljevalsko programsko opremo, lažna e-pošta in vdori v podatke so vse bolj dovršeni. Kibernetski kriminalci si najbolj želijo pridobiti identitete uporabnikov ter občutljive podatke, ki jih lahko ali prodajo ali z njimi izsiljujejo lastnike in njihove poslovne partnerje.

Čeprav sistemi v oblaku ponujajo določene varnostne mehanizme, kot so več nivojska prijava in šifrirani dostopi, omogoča lokalno nameščen dokumentni sistem bolj direkten pristop k zaščiti podatkov. Poleg tega dokumentnega sistema, ki deluje kot storitev v oblaku, ni možno vključiti v sistem kibernetske varnosti, pri tem so izjema nekatere splošne storitve za sodelovanje.

Dokumentni sistemi omogočajo izvajanje prilagojenih varnostnih ukrepov, ki so posebej zasnovani glede na zahteve podjetja, še posebej v primeru bistvenih in pomembnih ponudnikov po ZinfV-1. V svojo infrastrukturo lahko vključijo napredne požarne zidove, zaznavanje in odkrivanje groženj v omrežjih ter razširjeno odzivanje in odkrivanje na končnih točkah, kar lahko okrepijo še z ustrezno strežniško in omrežno strojno opremo. Poleg tega imajo podjetja možnost uvedbe večplastnih varnostnih protokolov, kot so več-faktorsko overjanje, pristop ničelnega zaupanja, šifriranje tako pri shranjevanju kot pri prenosu podatkov ter različni napredni načini za omejevanje fizičnega dostopa do prostorov in IT-opreme.

Ker je infrastruktura upravljana interno, pa četudi kibernetsko varnost izvaja zunanji ponudnik storitev varnostno operativnega centra, so podjetja bolje pripravljena na spremljanje in zaznavanje sumljivih dejavnosti. Lokalno nameščen dokumentni sistem tudi zmanjša tveganje izpostavljenosti kršitvam podatkov s strani tretjih ponudnikov ali storitev v oblaku, saj vsi podatki ostanejo znotraj varovanih prostorov organizacije. V primeru kibernetskega incidenta imajo podjetja popoln nadzor nad protokoli odzivanja na incidente ter nad zmanjševanjem in odpravljanjem posledic, kar omogoča hitrejšo in učinkovitejšo obnovo poslovanja po morebitnem napadu.

Prožnost in prilagodljivost

Podjetja se neprestano razvijajo in rastejo, s tem pa se spreminjajo tudi potrebe glede organizacije, procesov in posledično dela z dokumenti. S tega vidika je namestitveni dokumentni sistem idealna izbira, saj omogoča prestavljanje ne le po lokalni informacijski infrastrukturi, ampak omogoča tudi selitve na ali z najemne infrastrukture.

Še več. Če podjetje na primer želi opustiti uporabo dokumentnega sistema e-GenDoc in preneha s plačevanjem vzdrževanja, lahko ta sistem še naprej uporablja, saj je licence zanj že plačalo. V primeru oblačne storitve pa se uporaba prekine takoj, ko podjetje najemnine ne poravna pravočasno, bodisi zaradi napake ali pa slabšega stanja poslovanja. Mimogrede, si lahko v takšnem stanju podjetje privošči še ta udarec, da ostane brez dokumentov?

Z vidika poslovnih procesov namestitveni dokumentni sistem pokaže svojo prednost, ko ga je treba prilagoditi specifičnim vrstam dokumentov in delovnim postopkom. V nasprotju z rešitvami v oblaku, ki imajo lahko omejitve glede prilagoditev, ga lahko namestimo, prilagodimo in dopolnimo glede na edinstvene zahteve podjetja. Dokumentni sistem omogoča prožnost in prilagodljivost, potrebno za obvladovanje spreminjajočih se poslovnih potrebščin, ne glede na to, ali gre za integracijo z zastarelimi sistemi in prehode na nove sisteme, na povezovanje z nišnimi rešitvami, posebne prilagoditve samo določenih delovnih postopkov ali za prilagoditev sistema novim zakonodajnim ali panožnim predpisom.

Poleg tega podpira poslovno rast, tako z vidika povečevanja organizacije in prirasta podatkov kot tudi vključevanja novih procesov in njihovega nenehnega izboljševanja. Dodajanje zmogljivosti, posebnih funkcionalnosti in novih povezav je lahko precej bolj enostavno in cenejše kot pri uporabi oblačne storitve.

Oči ne izbirajo tveganj

Dokumentni sistemi v oblaku so morda privlačni zaradi svoje razširljivosti, enostavne uporabe ter sodobnega videza. Vendar imajo robustnejši, lokalno nameščeni dokumentni sistemi vrsto prednosti, zaradi katerih bi pravzaprav moralo podjetje razmisliti o njihovem sobivanju. Lokalno nameščen dokumentni sistem je smiselno uporabiti za procese, ki ne morejo sprejemati kompromisov pri nadzoru, varnosti, dostopnosti in razpoložljivosti, oblačne storitve pa uporabiti za enostavnejše in manj poslovno kritične delovne postopke. Resnici na ljubo, zaposleni potrebujejo orodja s katerimi so lahko kar najbolj učinkoviti, kar pa seveda ne more iti na račun povečanja ranljivosti in izpostavljenosti poslovanja.

V panogah, kjer so skladnost, celovitost in varnost podatkov ključnega pomena, bodo lokalno nameščeni dokumentni sistemi še nekaj časa prva izbira. Vsekakor bo ponoven premislek o njihovi uporabi med večino slovenskih velikih in srednjih podjetij spodbudila zakonodaja o kibernetski varnosti in odpornosti pa tudi vse višje zahteve pri obvladovanju s tveganji in neprekinjenega poslovanja v sklopu standardov ISO.

V Genisu dogajanje skrbno spremljamo in vam omogočamo, da preverite, kako dokumentni sistem e-GenDoc nastavlja tovrstne izzive. Kontaktirajte nas!