Komunala Radovljica digitalno povečala učinkovitost

V Komunali Radovljica so se zaradi prevelike porabe časa za obravnavo določenih dokumentov že leta 2013 odločili za prehod na elektronsko poslovanje. »Težave so nas primorale v optimizacijo. Izkazalo se je, da je na trgu na voljo več možnosti. Najbolj primerno rešitev smo našli pri Genisu, ki je bil tudi najugodnejši ponudnik,« je povedal Matija Žiberna, direktor Komunale Radovljica.

V Komunali Radovljica so se uvedbe procesnega dokumentnega sistema e-GenDoc lotili postopoma. Najprej so uvedli modul e-Pisarna za vodenje prejete in oddane pošte ter internih dokumentov, nadaljevali pa z e-Računi za likvidacijo računov in e-Pogodbami za obvladovanje pogodb in aneksov. »Potrjevanje in iskanje računov potekata bistveno hitreje, izboljšala se je tudi preglednost nad pogodbami, saj sistem samodejno opozarja odgovorne o preteku pogodb,« je povedal Žiberna. Uvedli so tudi rešitev e-Odsotnost, prek katere vodijo postopek odobravanja dopustov. Direktor in vodje so s tem pridobili boljši pregled nad kadri, na primer kdaj so na dopustu in o stanju njihovega dopusta, kar je pripomoglo k boljši organizaciji dela.

Prehod na nov način dela je bil zahteven, predvsem zato, ker zaposleni novosti navadno sprejmejo z nezaupanjem. Ključno vlogo pri uvajanju je odigralo vodstvo, ki je zaposlene nenehno spodbujalo. »Razlogi za uvedbo so bili lažje obvladovanje dokumentov ter učinkovitejše in boljše delo, kar se je s časom tudi potrdilo,« je izpostavil Žiberna. V Komunali Radovljica so z uvedbo sistema e-GenDoc dosegli izjemne optimizacijske učinke, saj so pospešili procese, odpravili postopkovne napake ter znižali stroške za papir, tiskanje in pisarniški material.