Izziv
Leta 2006 so v družbi z namenom optimizacije poslovnih procesov in znižanja stroškov poslovanja uvedli nov poslovni informacijski sistem Microsoft Dynamics NAV. »V skladu z našo zavezo po finančno, časovno in okoljsko optimalnem poslovanju, smo se odločili še za racionalizacijo pomembnega in hkrati delovno intenzivnega procesa potrjevanja prejetih računov,« je povedal Matej Markočič, vodja informatike v Salonit Anhovo.
Ta proces so kljub kakovostnem informacijskem sistemu in odlični organizaciji izvajali ročno. Ker se kompleks družba razteza na razdalji več kot 2 km, so za distribucijo prejetih računov do odgovornih in zbiranje že potrjenih računov uporabljali kurirsko službo. Poleg tega poslujejo tudi na več oddaljenih lokacijah po državi in v tujini, kar je pomenilo uporabo dodatnih poštnih storitev za posredovanje računov podpisnikom na teh lokacijah. »Sam proces potrjevanja računov in zagotavljanje pravočasnega potrjevanja za potrebe obračuna DDV in poslovnih poročil je enostavno zahteval preveč energije,« je poudaril Markočič. Računom so sicer lahko sledili s pomočjo sistema Navision, vendar je bila kakovost sledenja odvisna od doslednosti uporabnikov, ki so morali za vsak račun ročno vnašati prejemnike. V sistemu tudi niso imeli slik računov, zato so morali za iskanje informacij ali pregled preteklih prejetih računov naročati dostavo dokumenta iz arhiva, nekateri pa so v izogib temu vodili osebne evidence računov, za katere so bili odgovorni.
Rešitev
Implementacija informacijske rešitve e-Računi je potekala postopoma in je, predvsem zaradi urejene organizacijske sheme, ki je bila rezultat doslednega izvajanja standarda poslovne odličnosti ISO 9001, trajala dober mesec. V Genisu so skupaj s ključnimi uporabniki iz Salonita Anhovo analizirali zahteve ter na podlagi potrjene analize razvili funkcionalnosti. V sklopu analize so izdelali tudi podatkovni model za potrebe integracije e-Računov s poslovnim sistemom Navision. Integracija z Navision sistemom omogoča tudi sprejem podatkov in dostop do slik prejetih računov v e-Računih. V naslednjem koraku so v e-Račune prenesli šifrante ter oblikovali organizacijsko shemo z avtorizacijami. Pred prenosom v produkcijo so izvedli še vzpostavitev testnega okolja, v katerem so izvedli tudi izobraževanje uporabnikov.
Sistem trenutno uporablja 50 uporabnikov, med katerimi so direktorji, vodje oddelkov, služba nabave, računovodja, služba kontrolinga, zaposleni v vložišču, tehnologi ter informatiki. Za obvladovanje sistema skrbi Salonitova informatika, medtem ko je skrbnik procesa nabavna služba.
Proces sedaj
Z e-Računi v Salonitu obdelajo okrog 600 računov mesečno, pri čemer izvajajo dvonivojsko potrjevanje. Vsak prejeti račun v vložišču poskenirajo in sliko, opremljeno z opisnimi podatki, shranijo v osrednji sistem. Glede na vsebino računa določijo podpisovalce, ki so o novem prejetem računu, glede na svojo vlogo v procesu, obveščeni že takoj po vnosu. Istočasno z vnosom prejetega računa v sistem e-Računi se ta samodejno vnese tudi v poslovni informaciji sistem Navision.
Elektronske kopije prejetih računov so shranjene na enem mestu, uporabniki pa glede na delotok in vlogo v procesu dobivajo samo obvestila o potrebnih obdelavah po e-pošti. Elektronski računi tako v trenutku potujejo od enega do drugega podpisnika. »Reševanje faktur se je pohitrilo za več kot polovico. Povprečen čas obdelave prejetega računa, od tega da pride v podjetje do knjiženja, sedaj traja v povprečju manj kot 3 dni, prej pa smo za to porabili v povprečju 5 dni,« je pojasnil Markočič. Hitro izvedbo postopka zagotavlja tudi opominjanje uporabnikov. Sistem je nastavljen tako, da so uporabniki dvakrat na dan obveščeni o računih, ki jih morajo še pregledati in potrditi.
Prednosti
Kronologija o tem, kdaj in komu je bil določen račun poslan v potrjevanje, se v sistemu vodi samodejno, prav tako pa so samodejno zabeležene tudi vse aktivnosti uporabnikov, kar zagotavlja celovito revizijsko sledljivost. »Pred obračuni je zelo pomembno, da v računovodstvu pravočasno dobijo fakture, ki se nanašajo na tekoče obračunsko obdobje,« je razložila Lojzka Jelavič, vodja projekta za uvedbo e-Računov iz oddelka informatike v Salonitu Anhovo. »Ker so uporabniki disciplinirani, so računi večinoma pravočasno potrjeni. Če pa je le še kje kakšen nepoknjižen račun, računovodja takoj najde odgovornega podpisnika.«
Poleg pohitritve samega potrjevanja so z e-Računi poenostavili delo v računovodstvu. Podatki se namreč vnašajo samo na enem mestu, večinoma v e-Račune, kjer uporabniki račune tudi razdeljujejo po stroškovnih mestih. Po zaključenem procesu potrjevanja se račun samodejno prenese v Navision, kjer se že vnesen (parkiran) račun samo še dopolni in poknjiži.
Sistem je vedno dostopen prek spletnega brskalnika, kar uporabnikom omogoča takojšen odziv, ne glede na to kje se nahaja. Z e-Računi se je poenostavilo iskanje informacij v povezavi z računi, pri čemer uporabniki takoj dostopajo do slike iskanega računa, kar prej ni bilo na voljo. Ker sta sistema e-Računi in Navision tesno povezana, lahko uporabniki v e-Računih iščejo po številkah knjiženih računov. Na drugi strani lahko uporabniki v Navisionu s pritiskom na gumb dostopajo do elektronskih slik računov. Podatke iz e-Računov se lahko izvozi v excelovo preglednico za različne analitične obdelave, podprto je tudi izpisovanje poročil ter shranjevanje datotek na disk za pripenjanje k drugim dokumentom, na primer projektom.
S potrjevanjem računov v elektronski obliki so odpravili kopije računov, ki so jih nekateri potrjevalci izdelovali za osebne evidence, ročno manipulacijo z računi in pripravo računov za pošiljanje prek kurirske službe. Ob časovnih prihrankih so tako dosegli tudi okolju prijaznejše poslovanje, saj so zmanjšali obseg fotokopiranja računov ter z ukinitvijo kurirske službe zmanjšali število voženj, kar botruje k manjšemu izpustu CO2.