Trelleborg Slovenija digitalizira že od leta 2000

Podjetja kjer procesi in delovni postopki še niso digitalizirani, se srečujejo z vrsto operativnih izzivov: porablja se veliko časa, dokumenti se izgubljajo, zadolžitve se pozabljajo in posledično se naloge ne naredijo. V Trelleborg Slovenija so z digitalizacijo poslovanja začeli že leta 2000. Kot so povedali današnjega poslovanja praktično ni mogoče primerjati s tistim, kot je bilo včasih. Pri količini podatkov, ki jih morajo obdelati, si ne morejo predstavljati, da bi šlo kako drugače. Kot primer pri računih včasih enostavno niso mogli v razumnem času priti do informacije, kaj se dogaja. Z Genisov rešitvijo e-Računi so pridobili popoln nadzor nad tokom dokumentov. Sedaj natančno vedo, kje se nahaja dokument, kakšen je njegov status, kdo je za kaj odgovoren.

Pobuda za digitalizacijo potrjevanja prejetih računov je prišla interno, pri čemer so digitalizirali vse prejete račune. Danes se stvari spreminjajo, saj vedno več dobaviteljev že izdaja elektronske račune pa tudi vedno več kupcev ne sprejema več papirnih računov. Dobavitelji jim pošiljajo račune neposredno iz svojih sistemov, kar jim dodatno pohitri proces potrjevanja. Genisova rešitev namreč Trelleborg Slovenija omogoča prepoznavanje xml in pdf dokumentov, s čimer so za več kot 30 odstotkov pohitrili zajem prejetih računov. Trelleborg Slovenija je z uporabo Genisovih rešitev poleg obvladovanja računov že digitaliziral velik del poslovanja: obvladovanje vhodno-izhodne dokumentacije, obvladovanje pogodb, upravljanje organizacije in standardov, obvladovanje razvojno-tehnične dokumentacije, vodenje potnih nalogov in vozil, tehnično podporo … Zadnja vpeljana rešitev so bili e-Ukrepi. Organizacija enostavno pride do neke točke, ko proces trpi in ker postane neobvladljiv, ga moraš na nek način urediti in centralizirati. Ne gre nujno za fizično centralizacijo ampak za vsebino. V primeru ukrepov je to vsebina kaj se je zgodilo in kako se rešuje. Poleg bolj urejenega, učinkovitejšega in preglednejšega izvajanja ukrepov so pridobili rešitev, s katero bodo lahko tudi ocenjevali, kako so uspešni pri reševanju problemov.

Ker danes praktično vsi dokumenti nastajajo elektronsko je digitalizacija procesa naraven korak naprej. Pri Trelleborg Slovenija se digitalizacije poslovanja lotevajo postopoma, ko se v nekem procesu začnejo pojavljati problemi ali nekdo želi proces optimirati. Poslovne koristi iščejo predvsem skozi optimizacijo procesa, čeprav tudi neposredni finančni učinki niso zanemarljivi.