Procesni dokumenti sistem je lahko ključna izboljšava, ko gre za spremembe v procesih in modelih, ki so posledica digitalizacije.

Digitalizacija poslovanja oziroma uvajanje pristopov industrije 4.0 od podjetij terja okrepitev obvladovanja poslovnih procesov. Po drugi strani si želijo rastoča podjetja zagotoviti učinkovitost in produktivnost brez dodatnega zaposlovanja, zaradi česar so primorana optimirati procese. Procesni dokumentni sistem je pri tem lahko v veliko pomoč.

Poenotenje informacijskih rešitev – in procesov
V podjetjih se je skozi čas nabralo veliko različne programske opreme, saj so poslovne probleme reševala parcialno. Poleg tega se dogaja, da določenih funkcionalnosti ali rešitev sploh ne uporabljajo več, razen morda za dostop do zgodovinskih podatkov. Zato stremijo k temu, da bi čim več poslovanja podprla z enim sistemom, običajno z ERP. Čeprav globalni poslovni informacijski sistemi zagotavljajo širok spekter funkcionalnosti gre še vedno za transakcijske sisteme, ki delovnih postopkov ne podpirajo optimalno. Trpijo predvsem končni uporabniki saj jim togost sistema in neprilagojena uporabniška izkušnja zmanjšujeta produktivnost. S tega vidika se podjetjem splača razmišljati o uvedbi celovitega dokumentnega sistema, s katerim podprejo čim več delovnih postopkov, od režije in zunanjega poslovanja do posebnosti pri osnovni dejavnosti.

Načrtovanje poslovnih procesov se dobro sliši
Nekateri ponudniki dokumentnih sistemov uporabnikom ponujajo tudi orodja za načrtovanje procesov (BPM), s katerimi lahko uporabniki samostojno načrtajo delovne tokove. Vsekakor je smiselno poslovne procese ali delovne tokove izrisati z nekim orodjem, že zaradi razumevanja. Vendar je uporaba vgrajenih orodij za načrtovanje delovnih tokov lahko precej omejena.
En problem je ta, da se poslovni procesi izvajajo z uporabo različnih informacijskih rešitev, ki morajo biti zaradi neprekinjenosti procesa med seboj tesno povezane. Takšna orodja pri tem odpovejo, saj si uporabnik delovnega toka, kjer se izvaja integracija sistemov ne more pripraviti sam. Druga pomembna stvar pa je, da lahko število tako pripravljenih delovnih tokov naraste do meje, ko se jih ne da več obvladovati in sistem zmanjša učinkovitost, namesto, da bi jo povečal. Problematična so predvsem orodja, kjer se delovni postopki oblikujejo glede na vključene fizične osebe. To pomeni, da je treba za določen dokument, na primer za prejeti račun določati različne verige pregledovalcev in podpisnikov. Sistem e-GenDoc na primer deluje na osnovi kompetenčnega reda. Za določen dokument se pripravi en delovni tok, nato pa sistem glede na vsebino dokumenta samodejno določa pregledovalce in podpisnike na osnovi njihovih pooblastil in odgovornosti.

Odziv na spremembe
Fiksni delovni tokovi pokažejo svojo slabost pri organizacijskih spremembah, saj jih je potrebno popravljati ob vsakršni spremembi pri uporabnikih, na primer pri spremembi zadolžitev, zamenjavi delovnega mesta ali prekinitvi delovnega razmerja. V primeru, ko delovni tokovi potekajo na osnovi kompetenčnega reda pa jih ni treba spreminjati, saj samodejno vključijo ljudi, ki imajo ustrezne kompetence.

Procesni dokumentni sistem ne zagotavlja samo hitrega prilagajanja organizacijskim spremembam ampak tudi spremembam v poslovnih procesih in modelih. Sistem e-GenDoc je na primer zasnovan modularno in je ob večjih prenovah potrebno ponastaviti samo osnovni proces brez potrebe po novi namestitvi ali pa se spremeni samo organizacijska struktura v modulu e-OrgShema. Hkrati je v sistem možno vključevati nova podjetje, kar poenostavlja priključevanja podjetij ter ustanavljanje hčerinskih podjetij – tudi na tujih trgih.

Podobno je pri spremembah same informacijske podpore, ki je pogosta posledica vlaganj v digitalizacijo, na primer pri menjavi poslovnega informacijskega sistema. Dokumentni sistem enostavno priključi na novi ERP. Isto namestitev dokumentnega sistema se glede na vključena podjetja lahko povezuje tudi z različnimi informacijskimi sistemi, pač glede na lokalno uporabo oziroma poslovne procese.

Poenotenje procesov
V Genisu s svojim procesnim dokumentnim sistemom sledijo rasti podjetja, od prehajanja med velikostnimi razredi do razvoja v mednarodne povezane družbe. e-GenDoc na primer poenostavi prenašanje poslovnih procesov iz matične na hčerinske družbe (roll out). Takšen prenos je še posebej enostaven, ko poteka znotraj iste postavitve sistema. Genisov procesni dokumentni sistem namreč omogoča, da se z isto postavitvijo vodi poslovanje za več podjetij naenkrat, pri čemer so podprte njihove jezikovne in zakonodajne posebnosti pa tudi informacijske rešitve in storitve, ki jih uporabljajo lokalno (na primer finančno-računovodski program). Skozi proces rasti in razvoja povezanim družbam omogoča, da najprej optimirajo oziroma poenostavijo procese, jih standardizirajo, nato pa ali oblikujejo skupne storitvene centre ali predajo poslovne procese v zunanje izvajanje.