Pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov z novo različico
dokumentnega sistema Genis e-GenDoc lažje spremljajo ravnanje z osebnimi
podatki, ki se nahajajo v poslovnih dokumentih.
Podjetje
Genis, eden vodilnih ponudnikov informacijskih rešitev za digitalno poslovanje
podjetij in javne uprave, je ponudilo novo različico dokumentnega sistema
e-GenDoc, ki prinaša dodatne zmožnosti za pregled nad uporabo osebnih podatkov
v poslovnih dokumentih. Nove zmožnosti se osredotočajo na transparentnost
obdelav dokumentov, kjer so shranjeni osebni podatki, od prejete in oddane
pošte do pogodb, računov in druge dokumentacije, ki nastaja pri poslovanju s
kupci in dobavitelji ter pri internem poslovanju. Novost prinaša pooblaščenim
osebam za varstvo osebnih podatkov lažje izvajanje zakonskih zahtev glede
poročanja o uporabi osebnih podatkov. Poleg tega poenostavlja operativne naloge
pri upravljanju varnosti in zasebnosti podatkov, od iskanja, spreminjanja,
prenašanja in brisanja osebnih podatkov do upravljanja življenjskega cikla
dokumentov z osebnimi podatki.
Dokumentni sistem Genis e-GenDoc
že v osnovi zagotavlja vgrajeno in privzeto varnost podatkov, saj je zasnovan v
skladu s priporočili ISO 9001 glede upravljanja z dokumenti in poslovnimi
procesi ter ISO 27001 glede upravljanja tveganj pri varovanju informacij.
»Nova različica dokumentnega sistema e-GenDoc v prvi vrsti poenostavlja
delo pooblaščenim osebam za varstvo osebnih podatkov. Nekatere zmožnosti
sistema, na primer spremljanje pasivnih dostopov, ki so se prej izvajale
sistemsko, v ozadju, sedaj ponuja v uporabniku prijazni obliki. Istočasno smo
poskrbeli za bolj intuitivno upravljanje z osebnimi podatki na vseh točkah
dokumentnega sistema,« je povedal Janko Štefančič, direktor Genisa.
Genis je v povezavi z GDPR ponudil številne novosti, ki segajo od
upravljanja delovanja samega dokumentnega sistema do njegove vsakodnevne
poslovne uporabe. Dodatni meta podatki za označevanje in opremljanje dokumentov
omogočajo lažje upravljanje dokumentov z osebnimi podatki ter učinkovito
iskanje osebnih podatkov za potrebe izpisovanja, spreminjanja, brisanja ali
prenašanja. Sistem po drugi strani organizacijam omogoča, da nabor meta
podatkov skrčijo le na nujne podatke, ki so potrebni za izvajanje poslovnih
procesov in tako zmanjšajo možnosti za kršitve njihove varnosti.
e-GenDoc nadgrajuje in razširja revizijsko sledljivost pasivnih in aktivnih
dostopov pri dokumentih z osebnimi podatki, v šifrantu oseb in poslovnih
partnerjev ter v sistemu za upravljanje z uporabniškimi pravicami.
Pooblaščenim osebam za varstvo osebnih podatkov in drugim odgovornim je na
voljo poseben dnevnik pasivnih dostopov, prek katerega spremljajo vse
uporabniške aktivnosti v povezavi z osebnimi podatki. Prenovljen je tudi
podsistem za obvladovanje življenjskega cikla dokumentov, ki zagotavlja
nastavljanje in samodejno brisanje dokumentov po preteku roka hrambe.
Kot še sporočajo iz podjetja Genis. je nova različica dokumentnega
sistema e-GenDoc za uporabnike s sklenjeno vzdrževalno pogodbo brezplačna.
Prenesi brošuro za več informacij:
|
