|
|
|
|
|
|
Aktualna sporočila
Genis nadgradil informacijsko rešitev e-Pisarna s paketnim skeniranjem prejete pošte
|
|
01.04.2010 11:54:38
|
 Skeniranje dokumenta s črtno kodo.
Nova funkcionalnost paketnega skeniranja do 60 odstotkov skrajša
postopek digitalizacije prejete in oddane papirne pošte.
KRANJ, 1. 4. 2010 – Digitalizacija papirnih dokumentov je pri elektronskem
poslovanju med najbolj delovno intenzivnimi procesi. Podjetje Genis, vodilni
slovenski ponudnik informacijskih rešitev za elektronsko poslovanje v podjetjih
in javni upravi, je predstavilo novo različico uveljavljene informacijske
rešitve e-Pisarna, ki omogoča paketno skeniranje papirne pošte. Ta zmožnost
povečuje učinkovitost in kakovost dela zaposlenih v vhodnih pisarnah, kjer
imajo opravka z velikim številom obsežnih dokumentov. e-Pisarna z uporabo črtne
kode in poenostavljenega postopka skeniranja zmanjša obseg ročnega dela za več
kot polovico, s čimer bistveno skrajša celoten postopek zajema papirnih
dokumentov v sistem elektronskega vodenja prispele in oddane pošte.
e-Pisarna predstavlja vhod v praktično vse sisteme e-poslovanja, kjer je
potrebno izvajati digitalizacijo papirnih dokumentov. „Strošek časa, ki je
namenjen digitalizaciji papirnih dokumentov, lahko predstavlja tudi do 40
odstotkov skupnih stroškov lastništva sistema elektronskega poslovanja,“ je
poudaril Janko Štefančič, tehnični direktor v podjetju Genis. „Nova e-Pisarna
organizacijam omogoča še bolj pregledno in predvsem hitrejše upravljanje s
prejeto in izdano pošto ter z drugimi papirnimi dokumenti, kar dodatno zniža
stroške poslovanja.“
Paketno skeniranje je podprto v obeh
različicah e-Pisarne, na platformi IBM Lotus in Microsoft SharePoint. Genis je
tako omogočil povečanje produktivnosti v vseh poslovnih okoljih, kjer
uporabljajo ti dve najbolj pogosti tehnološki platformi za elektronsko
poslovanje.
Digitalizacija papirnih dokumentov se pri paketnem
skeniranju od običajnega razlikuje v tem, da ni potrebno skenirati vsakega
dokumenta posebej in posamično vnašati podatkov, temveč se povezano
dokumentacijo zajame naenkrat. Postopek poteka tako, da se na prvo stran
glavnega dokumenta nalepi oznako s črtno kodo, nato pa se razvrsti nadaljnjo
dokumentacijo, ki je povezana s tem dokumentom. Pri prejetem računu, ki obsega
več strani, se označi samo prvo stran, nato pa se v optični čitalnik za
označenim listom po vrsti naloži še ostale liste oziroma dodatno dokumentacijo.
Po zaključenem skeniranju se vnese še potrebne opisne podatke in celoten zapis
prenese v osrednji dokumentni sistem. Uporabnik lahko v optični čitalnik naloži
več tako opremljenih sklopov dokumentov, e-Pisarna pa samodejno prepozna
začetek oziroma konec posameznega sklopa.
Nova zmožnost
poenostavlja tudi razvrščanje in posredovanje dokumentov prejemnikom. Za
označevanje različnih tipov dokumentov (dopisi, računi, pogodbe, dobavnice,
kadrovska dokumentacija...) se lahko uporabi različne nalepke ali celo poseben
vodilni list, ki je poleg nalepke opremljen še z besedilom in grafiko. S tem je
omogočena avtomatska identifikacija prejetih dokumentov in samodejno
razvrščanje bodisi v delovne postopke, na primer prejetega računa v postopek
odobravanja, bodisi v oddelčne ali osebne mape, kar postopek dodatno pohitri in
zmanjša število napak.
Več informacij o Genisovih informacijskih
rešitvah za e-poslovanje dobite na spletni strani: www.genis.si.
|
|
|
|
|
|
