Domača stran podjetja Genis d.o.o.

Domov

ePoslovanje

eUprava

Dogodki

Novice

Sporočila za javnost

Aktualna

Pretekla

Aktualna sporočila

Genis e-GenDoc za učinkovit nabavni proces

30.07.2010 11:39:46

Informacijska rešitev e-GenDoc zniža stroške in izboljša urejenost nabavnega procesa z elektronskim obvladovanjem postopkov in dokumentacije, ki nastaja pri poslovanju z dobavitelji. Celovito elektronsko izvedbo nabavnega procesa zaključuje elektronsko arhiviranje nabavne dokumentacije prek storitve GenisOPA.

KRANJ, 29. 7. 2010 – Podjetja in javne ustanove se srečujejo z visokimi stroški nabave, nepreglednimi posli ter neurejenimi postopki in dokumentacijo. Podjetje Genis, vodilni proizvajalec informacijskih rešitev za elektronsko poslovanje podjetij in javnih ustanov, je ponudilo povezano informacijsko rešitev za optimizacijo nabavnega procesa. e-GenDOC za nabavni proces združuje module e-Računi, e-Pisarna, e-Naročila in e-Pogodbe, s katerimi uporabnik pridobi celovito elektronsko izvedbo procesa nabave, od priprave naročil do knjiženja prejetih računov v poslovni informacijski sistem. Vsi postopki so povezani in avtomatizirani, celotna dokumentacija pa se varno shrani v elektronskem arhivu GenisOPA. Informacijska rešitev e-GenDoc poceni nabavni proces in skrajša postopek potrjevanja za več kot 80 odstotkov, pri čemer se poveča pregled nad posli in izboljša obvladovanje finančnega toka.

e-GenDoc prinaša vrsto izboljšav za postopke in dokumentacijo na področju nabavnega procesa. Med najbolj očitnimi izboljšavami je znižanje stroškov. „Samo z uvedbo modula za elektronsko potrjevanje prejetih računov organizacija pri 60 prejetih računih dnevno ustvari letno 185.000 evrov prihranka,“ poudarja Janko Štefančič, tehnični direktor v podjetju Genis. Uporaba papirnih dokumentov namreč povzroča nepotrebne visoke materialne stroške in porabo delovnega časa za shranjevanje, rokovanje in distribucijo dokumentacije. Z vidika prihranka stroškov in delovnega časa se naložba v e-GenDoc povrne v roku 5-6 mesecev od uvedbe.

Problemi, ki jih velikim organizacijam povzroča neustrezno obvladovanje nabavnega procesa so sicer večplastni. Dolgotrajen postopek potrjevanja računov in založeni dokumenti povzročajo zamude pri izpolnjevanju obveznosti do dobaviteljev, podaljšujejo pripravo mesečnih poročil o poslovanju za vodstvo in otežujejo obračun DDV. Neurejeni postopki naročanja onemogočajo obvladovanje finančnega toka in povečujejo poslovna tveganja. Pomanjkanje nadzora nad kroženjem kopij poslovnih dokumentov zmanjšuje varnost in zaupnost informacij. Iskanje informacij po papirni dokumentaciji je neučinkovito, in velikokrat se sploh ne ve, kje se potrebni dokumenti nahajajo, kar na koncu onemogoča kredibilno odločanje.

„Največji problem, s katerim so se srečevali današnji uporabniki rešitev e-GenDoc iz največjih slovenskih podjetij, so bili neurejeni postopki in dokumentacija,“ je pojasnil Štefančič. „Zato je najpomembnejša pridobitev informacijske rešitve e-GenDoc prav visoka raven standardizacije nabavnega procesa, ki ima večkratne učinke na izboljšanje poslovanja in dela v kontrolingu, finančnem računovodstvu in menedžmentu.“

e-GenDoc je zasnovan modularno, pri čemer so vsi programski moduli med seboj tesno povezani in delujejo interaktivno.

Modul e-Pisarna vzpostavi temelj za elektronsko poslovanje, saj ob standardni klasifikaciji prejete pošte omogoča digitalizacijo papirnih sporočil, sprejem sporočil po faksu, e-pošti in prek sistemov e-izmenjave (npr. elektronskih računov). Kot osrednja shramba vseh vhodnih in izhodnih dokumentov omogoča vodenje elektronskih map z vsemi dokumenti in nadzor nad uporabo ter zagotavlja upravljanje zaupnosti in varnosti podatkov. e-Pisarna skrbi tudi za hitro širitev pomembnih informacij po podjetju, distribucijo dokumentov po vnaprej določenih postopkih, za hiter dostop do originalnih dokumentov z zapisi vseh opravljenih sprememb in posredovanje dokumentov v elektronski arhiv.
Modul e-Računi podpira vse postopke upravljanja s prejetimi računi, od evidentiranja, formalne in logične kontrole, pošiljanja v odgovorne enote v pregled in podpisovanje, do formiranja vknjižb. Modul prevzema šifrante iz poslovnega informacijskega sistema in skrbi za prenos potrjenih faktur v poslovni informacijski sistem.
Modul e-Pogodbe predstavlja osrednji register pogodb in je namenjen zajemanju pogodb in aneksov dobaviteljev. Elektronska evidenca združuje dokumente in opisne podatke, s čimer omogoča večjo preglednost in kontrolo nad dokumenti. Uporabnikom modula e-Računi omogoča enostavno preverjanje skladnosti računov s pogodbami, takojšnjo informacijo o črpanju pogodbene vrednosti ter nadzor nad veljavnostjo pogodb.
Modul e-Naročila je namenjen vodenju naročilnic in posredovanju dobaviteljem po elektronski pošti (PDF format), faksu ali papirju. e-Naročila poenostavljajo logično kontrolo prejetih računov, v povezavi s prejetimi računi in pogodbami pa dajejo celovito informacijo o določenem poslu. Ob tem omogočajo tudi evidenco vrst stroškov, hitro izdelavo tipskih naročilnic ter prejemnikov oziroma dobave blaga in storitev za lažje kasnejše razdeljevanje prejetega računa po stroškovnih mestih.

e-GenDoc za nabavni proces je že pripravljen na integracijo s standardnimi poslovnimi informacijskimi sistemi, kot so SAP, Navision in SSA Global, ki jih uporabljajo velika in srednja slovenska podjetja. Kot zbirka dobrih praks e-GenDoc ne zahteva novih naložb v informacijsko infrastrukturo, saj deluje na najbolj razširjenih platformah za elektronsko poslovanje ter na večini operacijskih sistemov.