Domača stran podjetja Genis d.o.o.
  Domov e-Poslovanje Mobilno poslovanje e-Uprava Storitve Tehnologije Aktualno O podjetju
Aktualno
Vsi
Dogodki
Sporočila za javnost
Novice
Clanki
Izkušnje

Gospodarska zbornica posluje brezpapirno
09. 06. 2020 20:02:40

Z uvedbo brezpapirnega poslovanja so na GZS skrajšali potrjevanje računov z enega meseca na en teden. Digitalno poslovanje pospešeno razširjajo še na druga poslovna področja.

Gospodarska zbornica je kot osredja gospodarska organizacija v državi eden glavnih akterjev pri uresničevanju digitalne strategije v gospodarstvu. Z uvedbo brezpapirnega poslovanja pa tudi z zgledom sporočajo podjetjem, da je digitalizacija procesov koristna in nujna za učinkovito delovanje v sodobnem poslovnem okolju.

Kompleksnost je klicala po optimizaciji in digitalizaciji

GZS poleg uprave in skupnih služb sestavlja sedem regionalnih in šest samostojnih zbornic ter 23 združenj dejavnosti in Podjetniško trgovinska zbornica.

»Organizacijsko je bil problem, ker je vsako združenje po statutu samostojno in nimaš vpliva na vse. Poslovanje je potekalo analogno, po papirjih, tudi sami procesi, kot sta plačevanje računov in vodenje pogodb, niso bili čisto urejeni,« je povedal Uroš Snedic, direktor za digitalizacijo v GZS. Dogajalo se je, da v centralni evidenci pogodb niso imeli zavedenih vseh veljavnih pogodb. Čeprav se vsako pogodbo najprej pregleda v računovodstvu in pravni službi, v nekaterih združenjih oziroma zbornicah podpisanih pogodb niso posredovali v centralno evidenco. Podobno je bilo pri prejetih računih.

Povprečno prejmejo 20 računov na dan, pri čemer je bil največji izziv kompleksnost potrjevanja. »Računi so se tudi izgubljali, težko je bilo vedeti, kdo ga ima. V računovodstvu je bil račun zaveden, vendar se je v procesu potrjevanja nekje založil,« je dejal Snedic. Račun so najprej zavedli v knjigo prejetih računov v poslovnem informacijskem sistemu, nato so ocenili, kako se jih bo razdelilo po posameznih združenjih oziroma h katerim podpisnikom se jih bo poslalo. Račune delijo po več kriterijih in ključih, po stroškovnih mestih pa tudi po projektih. Vsako združenje ima na primer eno stroškovno mesto, potem pa je še Podjetniško trgovinska zbornica, kjer se računi delijo še naprej. Pri stroških, kot je elektrika, račune delijo po ključih, pri stroških tiskanja in telefonije pa je recimo treba potrjevati posamezne razdelitve. V primeru projektov za podpisovanje porazdelitev skrbijo projektni vodje.

Postopek dražji od vrednosti računa

Kot je povedal Snedic, so v procesu odobravanja krožili tako originalni računi kot kopije. Račune se je dodatno fotokopiralo tudi za projektna poročila. »Lahko se je naredilo avtomatično več kopij, kolikor je bilo podpisnikov. Podpisovalo se je vse.«

Še večji strošek je bil čas, ki se ga porabili za iskanje računov. »Nesel si račun v računovodstvo, a recimo tam ni bilo nikogar, čakalo se je na ostale podpisnike. Proces odobravanja prejetih računov je trajal tudi mesec dni, saj je podpisnikov veliko, deset ali več, poleg tega so ljudje veliko na terenu,« je izpostavil Snedic. Poseben izziv so predstavljali računi manjših vrednosti, ki se delijo na deset ali več podpisnikov. Samo za proces potrjevanja se je porabilo več časa in s tem denarja, kot je bila vrednost računa.

Z uvedbo elektronskega potrjevanja računov so želeli v prvi vrsti razbremeniti zaposlene v računovodstvu. »Omogočiti smo jim želeli kakovostno delo in pravočasno izvajanje nalog. Eden glavnih ciljev je bil skrajšanje delotoka potrjevanja računov, prek katerega bi prišli prej do bilanc,« je pojasnil Uroš Snedic. Poleg pohitritve potrjevanja računov so želeli odpraviti tudi kopije računov poenostaviti iskanje dokumentov.

Iskali so domačo rešitev

V postopku izbire informacijske rešitve, ki je potekal v dveh krogih, je sodelovalo sedem ponudnikov. »Kot Gospodarska zbornica Slovenije smo dali prednost domačim podjetjem in članom Združenja za informatiko in telekomunikacije,« je pojasnil Snedic. Izbor je potekal v dveh krogih, na osnovi podrobne specifikacije in različnih kriterijev.

Med ključnimi kriteriji je bila tehnološka zasnova, saj na GZS kot osrednjo podatkovno platformo uporabljajo Microsoft SQL Server, pri čemer so v drugem krogu skrbno preverili tudi reference ter mnenja uporabnikov. Na podlagi izbirnega postopka so se odločili za dokumentni sistem e-GenDoc podjetja Genis.

Rekordno hitra uvedba


Projekt uvedbe se je začel 15. septembra. Najprej so skupaj s poslovnimi svetovalci ponudnika popisali poslovne procese ter izdelali projektno nalogo, na osnovi katere so v Genisu pripravili model informacijske rešitve. Decembra so začeli s postavitvijo tehnološke rešitve in s testiranjem delovanja, v tem času pa se je izvedla tudi integracija s poslovnim informacijskim sistemom Peftech  Largo.

»S pomočjo Genisa nam je uspelo, da smo za tako kompleksno okolje informacijsko rešitev vzpostavili v rekordno kratkem času. Projekt uvedbe se je začel sredi septembra, z začetkom novega leta pa je bil nov sistem že v polni uporabi,« je izpostavil Snedic.
Tako so na GZS praktično čez noč pričeli brezpapirno potrjevati prejete račune, saj so uporabniki s 1. januarjem 2020 lahko račune potrjevali samo še elektronsko.

Delo z zaposlenimi pripomoglo k uspehu


K hitri uvedbi je prispevala tudi priprava uporabnikov. Najprej so prek širšega kolegija o uvedbi informirali vodje, nato pa še ostale zaposlene. Kot je povedal Snedic, je bila priprava organizacije enostavnejša, saj si je večina uporabnikov želela elektronskega podpisovanja računov in pogodb. »Tiste, ki so se upirali, smo motivirali tako, da smo se z njimi osebno pogovorili o izboljšavah, ki jih prinaša tako delo. Z argumenti smo spremembo spremenili v izboljšavo.« K lažjemu usvajanju brezpapirnega poslovanja je prispevalo tudi zaupanje uporabnikov, ki so ga pridobili s predhodnimi izboljšavami na področju informacijskih tehnologij.

Sama uvedba je bila sicer nekoliko drugačna, kot so prvotno načrtovali. Večino scenarijev potrjevanja prejetih računov so preizkusili v testnem sistemu. Probleme so reševali sproti, na primer pravice pri porazdelitvah, podobno so sproti prilagajali tudi organizacijsko shemo. Izkazalo se je tudi, da zaradi obremenjenosti in odsotnosti uporabnikov ne bo možno izvesti skupnega izobraževanja. Zato so z uvedbo naprej začeli v vložišču, kjer za zajem prejetih računov uporabljajo modul e-Pisarna ter v računovodstvu, kjer vodijo proces potrjevanja računov v modulu e-Računi. Prejete račune so nato prek modula e-Računov poslali neposredno k pregledovalcem in podpisnikom. »Izobraževanje  smo izvajali v živo, saj se uporabnik najhitreje nauči takrat, ko ima interes. Pogledali smo, pri katerem uporabniku je račun in nato šli skupaj z Genisovimi uvajalci od uporabnika do uporabnika in ga konkretno peljali skozi delovni postopek odobritve,« je razložil Snedic.

Koristi so procesne in finančne


Z brezpapirnim poslovanjem so dosegli, da so računi podpisani v enem tednu od prejema. »Sedaj se točno ve, kdo mora kaj podpisati in sistem spodbuja podpisnike, da račun potrdijo,« je povedal Snedic. Med ključnimi izboljšavami je tudi prenehanje kopiranja računov. Zdaj račune za projekte, ki so se prej kopirali, hitro izpišejo s pomočjo različnih zmožnosti za iskanje in filtriranje ter preglede enostavno izvozijo v različne datoteke. Odpravili so tudi kopiranje računov v posameznih združenjih, kjer so pred tem redno shranjevali kopije računov za lastne evidence. »Direktorji so na zadnjem kolegiju zelo pohvalili nov sistem. Uporabniki so nas prišli celo pohvalit v pisarno, češ, da je sedaj veliko lažje, ker jim ni treba hodit okrog,« je dejal Snedic. Vsa dokumentacija v povezavi z računi je na voljo na enem mestu in samo še v elektronski obliki, zato se ne izgublja več.

K brezpapirnemu poslovanju želijo pritegniti vse dobavitelje


Med posebnimi izzivi pri prejetih računih je veliko število dobaviteljev in kompleksni računi, kar pomeni veliko dela pri vnosu računov, že prej v poslovni informacijski sistem pa tudi v novi dokumentni sistem, kjer se izvaja še postopek digitalizacije papirnih dokumentov. »Skeniranje je izziv, veliko prednost predstavlja možnost zajema standardnih elektronskih računov,« je izpostavil Snedic. Na GZS so si postavili cilj, da bodo do 31. 3. 2020 večino računov pridobili v elektronski obliki. V ta namen so že večkrat obvestili vse krovne dobavitelje, pri čemer tudi vsa združenja promovirajo uporabo e-računov pri svojih dobaviteljih. Za obveščanje o prejemanju e-računov so vzpostavili tudi namensko spletno stran z navodili za dobavitelje.
 
»Za obveščanje dobaviteljev glede uporabe e-računov smo pripravili posebno kampanjo, podobno trženjski, ki jo je izvedla služba za strateško komuniciranje. Dobavitelje smo recimo obveščali po e-pošti, na kljukah smo razobesili obešanke ter namestili promocijske letake v dvigala,« je povedal Snedic. Zadnje obvestilo o prejemanju e-računov so dobaviteljem poslali 1. marca, pri čemer imajo vsi prejemniki računov nalogo, da se dogovorijo z dobavitelji za e-račune.

Brezpapirno poslovanje niso samo elektronski računi


Na GZS so v prvi fazi projekta brezpapirnega poslovanja poskrbeli za elektronsko obvladovanje prejetih računov in povezane dokumentacije, na primer dobavnic. Informacijski rešitvi e-Pisarna in e-Računi uporablja nekaj več kot 100 od vseh 137 zaposlenih. Poleg tega so uvedli še vodenje odsotnosti z rešitvijo Time&Space, podjetja Špica International. V drugi fazi projekta, ki poteka sedaj, bodo uvedli centralni register pogodb in ankesov e-Pogodbe ter vodenje potnih nalogov z informacijsko rešitvijo e-Potni Nalogi. Vzpostavitvi registra pogodb bo sledila še digitalizacija samega procesa priprave pogodb, v načrtu pa je tudi digitalizacija vodenja sej in sestankov prek informacijske rešitve e-Seje. Kot pravi Snedic, je globina digitalizacije vedno odvisna od stroška in napora. Tako bodo v GZS pri nadaljnjem razširjanju digitalizacije najprej preverili še ostala procesna ozka grla in digitalizirali najbolj pereča področja.

 
Informacijske rešitve
e-Pisarna®
Prilagodljivo upravljanje delovnih tokov
e-Računi®

e-Naročila
e-Pogodbe
e-Seje / e-Sestanki
e-OrgDok
e-Ukrepi
e-Potni nalogi
e-TehDok®
e-Panel
e-Uprava
Javni registri
Sodobno delovno mesto
Potovalni dokumenti
Podpora odločanju
Interoperabilnost
Storitve
Razvoj programske opreme
Sistemske storitve
i-Računi
SimplDox
Tehnologije
Oracle Gold Partner
IBM Silver Partner
Microsoft Certified Partner
O podjetju
O nas
Kje smo
Nagovor
Partnerstva
Zgodovina
Partnerji Zaposleni   Kontakt Prijava na Genis novičnik Politika o varstvu osebnih podatkov Pravno obvestilo Piškotki Blagovne znamke