Domača stran podjetja Genis d.o.o.
  Domov e-Poslovanje Mobilno poslovanje e-Uprava Storitve Tehnologije Aktualno O podjetju
Aktualno
Vsi
Dogodki
Sporočila za javnost
Novice
Clanki
Izkušnje

Vodenje pogodb z Excelom: izguba časa in denarja
10. 08. 2018 06:07:23

Po podatkih firme Deloitte podjetja pomanjkljivo upravljanje s pogodbami vsako leto stane do 2% vrednosti pogodb. Investicija v izboljšanje upravljanja s pogodbami se lahko povrne že z enim poslom.

Podjetja veliko dokumentov obvladujejo z diski ali mapami v skupni uporabi, pri čemer podatke o dokumentih vodijo ločeno, v Excelovih preglednicah. Takšna rešitev je izredno priljubljena tudi v Sloveniji, kjer jo podjetja uporabljajo za mnoge kritične poslovne, tehnične in organizacijske dokumente, vključno s pogodbami.

Na videz vse lepo teče, vendar se ob poglobljeni obravnavi hitro opazi, da pušča na vseh koncih. Pa si poglejmo, kakšne izgube ustvarja vodenje pogodb z Excelom.

Kakšni so izzivi pri upravljanju s pogodbami
Da bi lahko odkrili, kaj vse so slabosti takega načina dela, najprej navedimo kaj sploh želimo doseči prek upravljanja s pogodbami:

  • sledljivosti vseh pogodb v podjetju;
  • dostop do občutljivih osebnih podatkov samo s strani pooblaščenih oseb;
  • poznavanje vsebine dogovorov, tudi ko nekdo zapusti podjetje;
  • prekinitev pogodbe v odpovednem roku z namenom izogibanja plačevanja za stvari, ki se ne rabijo več;
  • takojšnjo razvidnost trenutnega stanja pogodbe;
  • preverjanje, ali je bilo vse zaračunano v skladu z dogovori;
  • povezovanje dokumentov in komunikacije na ravni pogodbe (naročila, dobavnice, računi, reklamacijski zapisniki, e-pošta …);
  • avtomatizacija postopkov: prenašanje podatkov pogodbe na druge dokumente (naročilnice, računi …);
  • preprečevanje, da bi lahko kdo vse pogodbe s kupci predal konkurenci.

Na tem mestu je treba še enkrat izpostaviti, da se Excel uporablja tudi za vodenje drugih pomembnih dokumentov in da so si izzivi pogosto zelo podobni.

Zakaj je torej Excel med najdražjimi načini za upravljanje s pogodbami

1. Zamujanje z odpovedmi pogodb

Preglednica v Excelu vam bo morda v pomoč pri pregledu kakšne pogodbe imate in kakšni so pogoji glede odpovedi. Ne bo pa v danem odpovednem roku samodejno obveščala odgovornih oseb glede prekinitve pogodbe oziroma morebitnega ponovnega pogajanja ter vztrajala pri izvedbi akcije.

2. Izgubljanje časa s pridobivanjem aktualnih informacij o pogodbah

V Excelu lahko vzdržujete popis pogodb, vendar vam ne zagotavlja dostopa do veljavnih pogodbenih dokumentov ter vseh njihovih različic in sprememb. Prav tako ne omogoča upravljanje z medsebojno povezanimi pogodbami.

3. Napake pri realizaciji pogodb

Z Excelom imate pregled nad pogodbami in njihovo vsebino, vendar zaposleni ob izvajanju postopkov, kot je priprava nabavnega naročila, ne morejo enostavno izluščiti pogodbenih določil. Podobno ne morejo prejetih računov samodejno preverjati s pogodbenimi določili in cenami. Poleg tega ne podpira povezovanja z informacijami oziroma dokumenti, ki pridejo v podjetje po e-pošti ali so shranjeni v drugih zbirkah, na primer (dobavnice, reklamacije, garancije …).

4. Izgubljanje zaupnih podatkov

Excel omogoča ročno vzdrževanje in osveževanje imenika pogodb. Ob tem pa ne zagotavlja varovanja kritičnih poslovnih informacij v pogodbah, niti izgube oziroma poškodovanja pogodb v primeru nesreč ali napačnega shranjevanja.

5. Kršenje uredbe GDPR

Z Excelom lahko samo ročno vodite seznam pogodb in ljudi, ki lahko do njih dostopajo. Ne more pa zagotavljati zaupnosti povezanih dokumentov in e-pošte. Hkrati si tudi ne boste veliko pomagali z njim pri izdelavi zahtevanega seznama osebnih podatkov iz pogodb ali pri brisanju vseh osebnih podatkov ob preteku veljavnosti oziroma roka hrambe.

Pri vsakodnevnem poslovanju naletimo še na številne druge primere izgub, ki jih ustvarja uporaba Excela pri vodenju pogodbenih dokumentov. Ob tem gre tako za neposredne finančne izgube kot stroške, povezane z izgubo delovnega časa dobro plačanih zaposlenih, ki se praviloma ukvarjajo s pogodbami. Vsekakor se kakršno koli izboljšanje upravljanja s pogodbami hitro povrne zaradi preprečevanja plačevanja za stvari, ki jih podjetje ne rabi več ter s plačevanjem v skladu z določenimi cenami in pogoji.

Več informacij o Genisovih rešitvah za celovito uporavljanje s pogodbami od nastanka do arhiva dobite tukaj:

Informacijska rešitev e-Pogodbe za vodenje centralnega registra pogodb in aneksov
Informacijska rešitev e-Procesi za upravljajnje delovnega toka priprave pogodb
     
 
Informacijske rešitve
e-Pisarna®
Prilagodljivo upravljanje delovnih tokov
e-Računi®

e-Naročila
e-Pogodbe
e-Seje / e-Sestanki
e-OrgDok
e-Ukrepi
e-Potni nalogi
e-TehDok®
e-Panel
e-Uprava
Javni registri
Sodobno delovno mesto
Potovalni dokumenti
Podpora odločanju
Interoperabilnost
Storitve
Razvoj programske opreme
Sistemske storitve
i-Računi
SimplDox
Tehnologije
Oracle Gold Partner
IBM Silver Partner
Microsoft Certified Partner
O podjetju
O nas
Kje smo
Nagovor
Partnerstva
Zgodovina
Partnerji Zaposleni   Kontakt Prijava na Genis novičnik Zasebnost Pravno obvestilo Piškotki Blagovne znamke