Domača stran podjetja Genis d.o.o.
  Domov e-Poslovanje Mobilno poslovanje e-Uprava Storitve Tehnologije Aktualno O podjetju
Aktualno
Vsi
Dogodki
Sporočila za javnost
Novice
Clanki
Izkušnje
domov >  Aktualno >  Clanki

Ne odkrivajte tople vode z načrtovanjem delovnih postopkov
10. 10. 2019 16:25:16

Podjetja kljub nakupu dokumentnega sistema največkrat niso uspešna pri razširjanju digitalnega poslovanja. Največji problem je v pomanjkljiva podpora za digitalne delovne postopke, ki se jo lahko pridobi le z uvedbo namenskih procesnih dokumentnih modulov.
 
Številni ponudniki dokumentnih sistemov ugotavljajo, da podjetja dokumentni sistem redko uporabljajo še za kaj drugega kot potrjevanje računov. Razlog za to je predvsem v tem, da organizacije kot osnovni problem vidijo v papirnih dokumentih ne pa v postopkih, ki so povezani z obdelavo dokumentov. In to ne glede na dejstvo, da se pravzaprav celotno poslovanje vrti okrog takšnega ali drugačnega dela z dokumenti.

V večini primerov se brezpapirno poslovanje res začne z uvajanjem elektronskega potrjevanja prejetih računov, vendar je to še daleč od digitalizacije poslovanja. Pomanjkanje razumevanja problematike in nepoznavanje ustreznih rešitev privede do tega, da podjetja uvajajo osnovne dokumentne sisteme, ki podpirajo enostavne delovne tokove ali pa morda ponujajo še kakšno orodje za oblikovanje preprostejših delovnih tokov. Tak pristop sicer lahko zadovolji zahteve kakšnega manjšega podjetja, v primeru srednjih in velikih podjetij, kjer se pričakuje tudi učinkovito vodenje kompleksnejših postopkov pa ne zadošča.

Čeprav so na trgu dokumentni sistemi z zmogljivimi orodji za načrtovanje delovnih postopkov podjetja z njimi ne dosežejo nižjega TCO ali neodvisnosti od ponudnikov, kot si morda želijo. Ta orodja so namreč osredotočena predvsem na upravljanje delovnega toka manj pa na funkcionalnosti povezane z obdelavo dokumentov in podatkov, ki se nanašajo na dokument. Poleg tega ne podpirajo integracije z zunanjimi podatkovnimi viri, na primer s sistemom ERP ali CRM, za kar pa vemo, da je ena ključnih zahtev pri zagotavljanju enkratnega vnašanja podatkov ter avtomatizacije postopkov.

Zakaj modularni procesni dokumentni sistem


Lastno razvijanje delovnih postopkov predstavlja trnovo pot, ki se največkrat konča z nezadovoljivim rezultatom. Prvi koraki so lahko hitri in uspešni, na primer, da skeniran dokument potuje od enega do drugega uporabnika za namene potrditve. Bolj zahtevno je vračanje dokumenta v ponovno pripravo ali nazaj do izbranega koraka v primeru zavrnitve. Dodatno se zaplete, ko je treba delati s podatki v dokumentu, recimo razdeliti znesek računa ter podatke prenesti na stroškovna mesta in v saldakonte glavne knjige. Ali pa če je treba obvladovati dokumente, ki imajo komplicirano strukturo in povezave z drugimi dokumenti oziroma dogodki, recimo dokumentacija standardov ISO, ali dokumente, ki so podvrženi zahtevnim varnostno-organizacijskim politikam, na primer pogodbe ali kadrovska dokumentacija.

Enostavnejši dokumentni sistemi, ki predstavljajo levji delež ponudbe na trgu morda rešijo probleme pri zajemu, shranjevanju in razdeljevanju dokumentov, vsekakor pa ne rešijo procesnih izzivov. Za podjetja in organizacije, ki želijo svoje poslovanje spraviti na višjo raven produktivnosti, učinkovitosti in dodane vrednosti pa je to ključnega pomena.

Modularni procesni dokumentni sistem je za takšna podjetja vsekakor boljša izbira zaradi več koristi:
  • Vse uporabniške aktivnosti se izvajajo na enem mestu, saj modul za posamezno delovno področje združuje vse potrebne dokumente, podatke, delovne procese in uporabniške funkcionalnosti.
  • Podjetje postopoma dodaja module in si razširjanje digitalnega poslovanja prilagodi glede na finančne in izvedbene sposobnosti.
  • Standardni moduli vključujejo najboljše poslovne prakse kar zmanjša tveganja vpeljave neučinkovitih postopkov in nezadovoljstva uporabnikov.
  • Delovnih postopkov, ki so podprti s posameznimi moduli se ne razvija na novo in programira ampak samo nastavlja, kar pohitri in poceni uvedbo ter zmanjša skupne stroške lastništva.
  • Z uvedbo modula se digitalizira celotna delovna področja kar poenostavlja razširjanje digitalizacije.
  • Posamezni moduli so pripravljeni na povezovanje z drugimi moduli, s čimer se kreira celovite digitalne procese (na primer pri nabavi, prodaji, vodenju in organizaciji, upravljanju izdelkov in storitev, izvajanju ukrepov in izboljšav, upravljanju s tveganji …).
  • V primeru procesnega dokumentnega sistema Genis e-GenDoc se upravljanje uporabniških pooblastil in odgovornosti ter nastavitev in šifrantov za vse module podrobno nastavlja v modulih e-OrgShema in e-Šifranti.

Na voljo tudi delovni postopki po meri uporabnika


Uporabnikom procesnega dokumentnega sistema e-GenDoc je za digitalizacijo delovnih postopkov, ki morda niso podprti z nobenim procesnim modulom ali pa se zahtevajo posebnosti pri izvajanju delovnih tokov, ki jih ni mogoče podpreti brez programiranja, na voljo modul e-Procesi. Ta modul združuje gradnike za hitro vzpostavitev prilagojenih delovnih postopkov, pri čemer na primer omogoča:
  • spremljanje delovnega toka po posameznih korakih;
  • določanje izvajalcev v posameznih korakih;
  • zaporedno in vzporedno podpisovanje;
  • integracijo z dokumenti v zbirki Microsoft Office (predloge, spremljanje sprememb …);
  • upravljanje z različicami vključno s primerjanjem različic;
  • komunikacija med uporabniki (opombe, diskusija, pošiljanje sporočil …);
  • izpisovanje protokola nastanka dokumenta, vodenje revizijske sledi …

Modul e-Procesi omogoča podporo različnim delovnim postopkom, od kreiranja pogodb do priprave ponudb ali pa se z njim dodatno podpre postopke v procesnih modulih, na primer na področju obvladovanja organizacijske in tehnične dokumentacije, investicij ...

Več informacij o procesnih modulih e-GenDoc dobite tukaj!
 
Informacijske rešitve
e-Pisarna®
Prilagodljivo upravljanje delovnih tokov
e-Računi®

e-Naročila
e-Pogodbe
e-Seje / e-Sestanki
e-OrgDok
e-Ukrepi
e-Potni nalogi
e-TehDok®
e-Panel
e-Uprava
Javni registri
Sodobno delovno mesto
Potovalni dokumenti
Podpora odločanju
Interoperabilnost
Storitve
Razvoj programske opreme
Sistemske storitve
i-Računi
SimplDox
Tehnologije
Oracle Gold Partner
IBM Silver Partner
Microsoft Certified Partner
O podjetju
O nas
Kje smo
Nagovor
Partnerstva
Zgodovina
Partnerji Zaposleni   Kontakt Prijava na Genis novičnik Politika o varstvu osebnih podatkov Pravno obvestilo Piškotki Blagovne znamke