Domača stran podjetja Genis d.o.o.
  Domov e-Poslovanje Mobilno poslovanje e-Uprava Storitve Tehnologije Aktualno O podjetju
Aktualno
Vsi
Dogodki
Sporočila za javnost
Novice
Clanki
Izkušnje
domov >  Aktualno >  Clanki

Z dokumentnim sistemom nad preobremenjenost
07. 03. 2019 05:50:04

Preobremenjenost zaposlenih je eden največjih problemov rastočih podjetij, ki pa  se ga da dokaj enostavno in učinkovito rešiti z izboljšavami v organizaciji, procesih in pri uporabi tehnologij.

Nekatera podjetja so v zadnjih petih letih doživela preskok v poslovanju. Majhna so z nekaj milijonov prometa presegla dvomestno milijonsko številko, srednja pa so z najstniških milijonov zaplula v nekaj deset milijonske prihodke. Podjetja preskakujejo tudi organizacijsko, mikro podjetja preraščajo v majhna, majhna v srednja. Nekatera podjetja so v obdobju rasti preskočila celo dva razreda!

Vsak lastnik in menedžer si želi povečevanja prihodkov, še bolj dobička. Tudi zaposleni, saj jim rast prinaša stabilnost in varnost. Vendar so z njo povezane tudi nevšečnosti. Ne samo to, pospešena rast podjetju pusti brazgotine in če nanjo ne odgovori na pravi način in pravočasno kmalu postane njena žrtev.

Preobremenjenost ključnih ljudi je pogost pojav v rastočih podjetjih in je lahko razlog za paniko. Vodi v nezadovoljstvo na delovnem mestu in s tem slabše opravljanje delovnih nalog, povečuje bolniški stalež in povzroča odpovedi delovnega razmerja; tudi  ljudi, ki so bili tvorci rasti in še vedno veljajo za najboljše kadre.

Poglejmo si nekaj primerov, kako z uvedbo procesnega dokumentnega sistema, kot je Genis e-GenDoc, zmanjšate obremenjenost ljudi, povečate učinkovitost in okrepite sposobnosti, ki jih v fazi rasti še posebej potrebujete: odzivnost, agilnost in prilagodljivost.      
1. Urejenost delovnega okolja

Nepospravljena delovna površina vas odvrača od dela. Skladovnice papirjev, polna miza nakopičenih pisarniških potrebščin vas bo slej ali prej spravila ob pamet. Z dokumentnim sistemom se ne rešite samo papirnih dokumentov, ampak jih tudi spravite v red, delo pa organizirate na način, ki vam najbolj ustreza.

2. Pregled nad zadolžitvami in prioritetami

Če ne veste dobro, kaj morate narediti, do kdaj in kakšne so resnične prioritete vaših zadolžitev, vas lahko stres od nakopičenih zahtev požre. V pametnem dokumentnem sistemu so vaše naloge vedno razvidne in obvladljive – od tistih najbolj rutinskih do tistih, ki zahtevajo vse vaše znanje ter ustvarjalnost in imajo zato največjo vrednost.

3. Posvetite se posameznim nalogam

Opravljanje več nalog hkrati zmanjšuje produktivnost. V neučinkovitih delovnih okoljih se lahko t. i. multitasking dogaja že zato, ker je treba veliko časa čakati na informacije ali ker so delovni postopki počasni. Procesni dokumentni sistem skozi digitalne delovne postopke vnaprej ponuja vse informacije in aktivnosti, ki so potrebne za gladko izvedbo nalog – tudi če vključujejo sodelovanje drugih zaposlenih. Tako lahko v enem zamahu naredite svojo nalogo do konca, potem pa se lotite naslednje. Ker ste osredotočeni samo na eno nalogo, jo opravite hitreje in z manj napora.

4. Ni treba, da ste ostalim bergla

Ste tudi vi med tistimi ljudmi v podjetju, ki jih ostali sodelavci neprestano sprašujejo, kje se kaj dobi, kako se naredi ali kaj je sploh treba narediti? Dokumentni sistem uporabnikom ponuja informacije glede na njihovo vlogo in zadolžitve v procesu, hkrati pa jih vodi skozi delovne postopke. Tako brez dodatne pomoči ali obremenjevanja sodelavcev zaposleni vse naloge izvedejo popolnoma samostojno in hkrati učinkovito.

5. Porazdelitev nalog in odgovornosti

Sposobni, marljivi in kolegialni sodelavci velikokrat postanejo žrtve svojih pozitivnih lastnosti in zaradi prevzemanja nalog drugih postanejo neučinkoviti pri izvajanju zadolžitev, za katere so odgovorni in pri njih uspešni. Nekatera delovna mesta, na primer v računovodstvu ali v nabavi, so zaradi načina dela podvržena temu, da se pri njih nabira množica nalog, povezanih z vnašanjem podatkov, iskanjem dokumentov ter reševanjem napak. Digitalni delovni tokovi v dokumentnem sistemu od vsakega sodelavca zahtevajo določen prispevek oziroma odgovornost, kar razbremeni ostale zaposlene. Tako postopki potekajo hitreje, hkrati pa ni možno, da bi se ustvarjala ozka grla, kjer bi vaši sodelavci lahko pregoreli.

6. Odpravite možnosti za nastanek napak

Vsaka napaka pomeni dodatno obremenitev, stres in nepotrebno porabo časa. Ko ovrednotite napake in stroške njihovega saniranja navsezadnje pridete tudi do občutnih denarnih izgub. Pri današnji frekvenci poslovanja in konkurenci za napake preprosto ni prostora. Dokumentni sistem s povezanimi, avtomatiziranimi in sledljivimi postopki zmanjšuje vpliv človeškega faktorja na kakovost poslovanja. Napak praktično ni več, če pa se že kje pojavijo, se lahko hitro odkrijejo in odpravijo.

Dokumentni sistem: da, ampak …

Vsak dobre gospodar ve, da bo delavec bolj učinkovit, če bo znal izkoriščati zmožnosti dobrega orodja. Dobro orodje, v tem primeru dokumentni sistem, je vendarle lahko tudi stran vržen denar. Želeni učinek boste zato dosegli samo v primeru, da bo dokumentni sistem pravilno procesno uveden, uporabniki pa ustrezno usposobljeni za njegovo uporabo. Nasprotno bo naložba, sicer namenjena razbremenitvi, ustvarjala zaposlenim le še dodaten stres. O izbiri dokumentnega sistema se zato ne odločajte samo na podlagi cene in funkcionalnosti, ampak se nujno prepričajte tudi o kakovosti uvedbe.
 
Informacijske rešitve
e-Pisarna®
Prilagodljivo upravljanje delovnih tokov
e-Računi®

e-Naročila
e-Pogodbe
e-Seje / e-Sestanki
e-OrgDok
e-Ukrepi
e-Potni nalogi
e-TehDok®
e-Panel
e-Uprava
Javni registri
Sodobno delovno mesto
Potovalni dokumenti
Podpora odločanju
Interoperabilnost
Storitve
Razvoj programske opreme
Sistemske storitve
i-Računi
SimplDox
Tehnologije
Oracle Gold Partner
IBM Silver Partner
Microsoft Certified Partner
O podjetju
O nas
Kje smo
Nagovor
Partnerstva
Zgodovina
Partnerji Zaposleni   Kontakt Prijava na Genis novičnik Zasebnost Pravno obvestilo Piškotki Blagovne znamke