|
Splača se vam urediti poslovanje v poslovni skupini – še posebej, če delujete mednarodno
|
11. 11. 2019 09:13:24
|

Poenoteno digitalno poslovanje z osrednjim procesnim dokumentnim
sistemom vzpostavi učinkovit nadzor nad poslovanjem, izboljša
obvladovanje tveganj, poenostavi vodenje in močno zniža stroške. Kot vemo, poslovne skupine rastejo na različne načine: generično, z
ustanavljanjem hčerinskih podjetij v popolni ali delni lasti ter s prevzemanjem
drugih podjetij. Delujejo v eni ali več državah, kjer poleg zakonodajnih razlik
nastopajo tudi kulturne razlike. V obeh primerih rasti se dogaja, da
uporabljajo hčerinska podjetja - zaradi razlik v dejavnosti ali velikosti ali
zato, ker delujejo v drugih državah - drugačne poslovne informacijske sisteme
kot matično podjetje. Seveda je najbolj smiselno poslovne
informacijske sisteme v skupini poenotiti, vendar je to velikokrat pogojeno z
visokimi naložbami, ki ne upravičijo rezultata. Poleg tega nekateri poslovni
informacijski sistemi niso primerni za določene dejavnosti ali pa jih sploh ni
mogoče uvesti v drugih državah, ker ne podpirajo zakonodaje. V nasprotju s
poslovnimi informacijskimi sistemi, ki so v osnovi namenjeni vodenju poslovnih
transakcij, je bistveno bolj enostavno poenotiti delovne postopke in poslovne
procese, ki se ne izvajajo v poslovnem informacijskem sistemu ali pa ga le
nadgrajujejo. V Genisu smo tekom let zbrali različne poglede in
razloge, zakaj se poslovnim skupinam, tudi v primeru mednarodnega delovanja,
splača uvesti osrednji dokumentni sistem. Razloge, zakaj so poslovne skupine
poenotile digitalno poslovanje s procesnim dokumentnim sistemom eGen-Doc lahko
razdelimo na štiri sklope. 1. Učinkovita tehnološka
rešitev Celotno poslovno skupino podpira ena namestitev
dokumentnega sistema, ki deluje na virtualizirani strojni opremi v priporočeni
konfiguraciji, kar pomeni, da za digitalizacijo celotne skupine rabite
minimalno število virtualnih in fizičnih strežnikov.
- Nižji stroški strojne opreme (strežniki za delovanje aplikacije, shrambne
rešitve …)in licenc za sistemsko programsko opremo ter aplikacijske in
podatkovne strežnike.
- Boljša izkoriščenost informacijske
infrastrukture.
- Nižji stroški v primeru najemanja
infrastrukturnih storitev v oblaku ali gostovanja v zunanjih podatkovnih
središčih.
- Nižji stroški rešitev in storitev za varnostno
shranjevanje podatkov dokumentnega sistema.
- Nižji stroški
sistemskega prostora in energije.
- Nižji stroški integracije
ter lažje upravljanje integracijskih vmesnikov.
- Nižji
stroški dela v primeru lastne postavitve, saj se vzdržuje samo en sistem, kar
pomeni tudi manjši obseg uporabljenih tehnologij ter s tem zahtevanih
kompeten.c
- Nižji stroški vzdrževanja zaradi manjšega števila
vzdrževalnih pogodb in ugodnejše cene urne postavke, ki je posledica večjega
obsega sodelovanja s ponudnikom.
- Enostavnejše in s tem
cenejše posodabljanje celotne rešitve ter uvajanje novih ožnosti, ki se jih
prejme z novimi različicami samega dokumentnega sistema.
- Kakovost storitve v smislu zanesljivosti in razpoložljivosti delovanja
dokumentnega sistema je enaka za vse uporabnike, saj vsi uporabljajo isti
dokumentni sistem.
2. Enotni procesi
S prehodom na enoten dokumentni sistem se v poslovni skupini vzpostavi
ogrodje, ki omogoča hitro razširjanje digitalizacije na ravni podjetij,
oddelkov, poslovnih procesov ali samo določenih delovnih postopkov.
- Uporaba procesnega dokumentnega sistema se hitro prilagodi dejanskim
potreba posameznega podjetja prek enostavnega dodeljevanja uporabniških pravic
zaposlenim za izbrane procesne module prek osrednje organizacijske
sheme.
- Posamezna podjetja lahko izkoristijo standardne
procese, dobre prakse ostalih podjetij ali pa se jim delovne postopke uskladi s
posebnostmi njihove dejavnosti ali zakonodaje,ki velja v določeni državi.
Delovnih postopki se vedno izvajajo ob enako kakovostni uporabniški izkušnjo.
li>
- Ne glede na posebnosti delovnega postopka, poteka delegiranje
in izvajanje nalog na enak način, kar poenostavlja vključevanje zaposlenih iz
drugih podjetij v skupini.
- Zaposlenim se lahko določa
zadolžitve v različnih podjetjih, s čimer se na ravni skupine ali posameznega
podjetja enostavno oblikujejo delovne skupine s člani iz različnih ter
vzpostavijo skupne službe oziroma storitvene centre brez fizičnega
prerazporejanja zaposlenih.
- V dokumentnem sistemu e-GenDoc
je možno v nekaj korakih vzpostaviti novo organizacijo, na primer podjetje za
notranje ali zunanje izvajanje storitev, ki po eni strani prevzame skupne
procese in se hkrati vključuje v poslovanje na enak način, kot bi naloge
izvajali notranji zaposleni.
3. Obvladovanje
tveganj Z vzpostavitvijo osrednjega dokumentnega sistema
poslovne skupine izboljšajo obvladovanje tveganj, ki sega od uvedbe do
vsakodnevnega dela z dokumenti in delovanja tehnične rešitve. - Lažje sprejemanje sprememb, ki jih prinaša digitalizacija na
operativni ravni. Pri izbiri in uvedbi dokumentnega sistema lahko sodelujejo
zaposleni iz različnih podjetij, kar zagotavlja boljše sprejemanje rešitve
izbranega ponudnika. Razširjanje uporabe dokumentnega sistema med podjetji v
skupini lahko prevzamejo zaposleni iz podjetja, kjer so najprej uvedli neko
rešitev, saj razumejo način dela, kulturo in vrednote in katerim sodelavci iz
sestrskih podjetij bolj zaupajo, kot zunanjemu ponudniku.
- Poslovne skupine poenotijo izvajanje organizacijskih pravil in
predpisov, na osnovi katerih se izvajajo poslovni procesi in delovni postopki.
Po drugi strani osredinijo upravljanje s tveganji pri varovanju informacij, ki
se nahajajo v poslovnih dokumentih in drugih vsebinah.
- Enostavno razširjanje krovne varnostne politike v operativno delo, saj se
dostop in uporaba dokumentnega sistema izvaja z enakimi tehničnimi zaščitami
ter informacijsko-organizacijskim pristopi za vsa podjetja v skupini.
- Kakovost poslovanja se upravlja na ravni celotne skupine. Na osnovi
problemov, ki se najprej pokažejo v enem podjetju se lahko hitro pripravi ter
uvede ukrepe za vsa podjetja, torej še preden se problemi pojavijo tudi pri
ostali. Inovacije in izboljšave, ki ji predlagajo v enem podjetju se lahko
hitro prenese tudi na ostala podjetja.
- Del prihrankov, ki se
ustvarijo s poenotenjem tehnološke rešitve se lahko porabi za povečanje
razpoložljivosti in hitrejše delovanje sistema, kar prispeva k večji
storilnosti in boljši delovni klimi.
- Enostavnejše
zagotavljanje visoke informacijske varnosti, saj se varuje samo en sistem, ki
deluje v osrednjem podatkovnem središču ali oziroma pri zaupanja vrednem
ponudniku infrastrukturnih storitev. Genis in vsi naši partnerji, ki nudijo
tovrstne storitve poslujejo v skladu s ISO 27001.
4.
Osrednji nadzor nad poslovanjem Poslovne skupine in
mednarodna podjetja, ki se odločijo za e-GenDoc si zagotovijo popoln
zgodovinski pregled nad poslovanjem ne glede na to, v kateri državi in lokaciji
se je izvajalo. - e-GenDoc razširja zmožnosti dokumentnega
sistema z bogatim naborom podatkov, ki jih je možno pregledovati, razvrščati i
in izvažati v druge programe ali natisniti. Kontrolorji in vodje na različnih
ravneh si lahko pripravijo lastne preglede podatkov iz različnih procesov
oziroma poslovnih področij (nabava oziroma stroški, prodaja, stanje pogodb,
koriščenje virov, opravljane službene poti, realizacija nalog, obremenjenost
zaposlenih, uspešnost ukrepov oziroma izboljšav…).
- Informacije iz vseh podjetij v skupini so zbrane na enem mestu. Kontrolorji
in revizorji z nekaj kliki ustvarijo prilagojene agregate podatkov na ravni
skupine, posameznega podjetja ali izbora podjetij ter vrtajo v globino vse do
poslovnih dogodkov ter pripadajočih dokumentov, podatkov in
komunikacije.
- Celotna skupina uporablja enak sistem
pooblastil in odgovornosti ter revizijske sledljivosti, kar omogoča hitro
odkrivanje napak, razlogov in odgovornosti zanje.
- Vse
aktivnosti uporabnikov so revizijsko sledljive. Za dokumente oziroma
dejavnosti, ki vključujejo osebne podatke pa se vodi še dnevniške zapise, ki
vsebujejo tudi podatke o pasivnih dostopih.
- Vsi v skupini in
po podjetjih uporabljajo iste podatke, zato ne prihaja do odstopanj pri
obravnavi poslovanja, različnih tolmačenj ali prirejanja podatkov.
- Zaposleni v enem podjetju lahko v trenutku prevzamejo naloge
pregledovanja in potrjevanja dokumentov v drugem podjetju samo z nastavitvijo
ustreznih pooblastil v modulu e-OrgShema.
- Enostavno
dodeljevanje dostopov do poslovnih dokumentov in podatkov za nadzornike in
zunanje revizorje.
Uskladite delovanje skupine s
strategijo Čeprav se koristi dokumentnega sistema
običajno vrednotijo na operativni ravni, je uvedba osrednjega dokumentnega
sistema strateška odločitev in mora kot taka slediti strategiji podjetja. Kakšni pa so torej razlogi, ki vas lahko vodijo k uvedbi osrednjega
dokumentnega sistema kot strateške naložbe? Med njimi se najdejo:
- prilagajanje poslovanja spremembam na tržišču;
- uvajanje novih
poslovnih modelov in dejavnosti;
- gradnja izkušnje kupcev (in
dobaviteljev);
- večje zadovoljstvo zaposlenih.
Dokumentne sisteme, ki se uporabljajo v posameznih podjetjih v skupini je težko
zamenjati, saj so se uporabniki nanje privadili in jih dnevno uporabljajo. Da
bi bilo poenotenje dokumentnega sistema uspešno, je potrebno z zaposlenimi na
ravni podjetij skomunicirati cilje spremembe in vse dodatne prednosti in
koristi, ki jih sprememba prinaša. Tako bodo doseženi operativni in strateški
cilji, kar pomeni, da bo poslovna skupina v največji meri izkoristila vrednost
naložbe.
|
|
|