Domača stran podjetja Genis d.o.o.
  Domov e-Poslovanje Mobilno poslovanje e-Uprava Storitve Tehnologije Aktualno O podjetju
Aktualno
Vsi
Dogodki
Sporočila za javnost
Novice
Clanki
Izkušnje
domov >  Aktualno >  Clanki

Uporabniška izkušnja: nikoli ni dovolj hitro!
12. 02. 2019 08:40:55

Tudi če dokumentni sistem prinaša velike finančne koristi in občutne procesne izboljšave, lahko pri uporabnikih doživi polom zaradi počasnega delovanja.

Uporabniška izkušnja je v ospredju vsake sodobne informacijske rešitve. Resni ponudniki veliko pozornosti posvečajo tako ergonomiji uporabe kot tudi učinkovitosti delovanja. A praksa kaže, da lahko še tako dovršena informacijska rešitev povzroča zaposlenim prave travme, četudi je njena dodana vrednost na ravni podjetja ogromna in neizpodbitna.

Procesni dokumentni sistem, s katerim se digitalizira in avtomatizira optimizirane delovne postopke, lahko posamezne procese pohitri od 30 pa vse do 90 odstotkov. Toda, kakšno vrednost ima vsa procesna optimizacija, če so uporabniki nezadovoljni s hitrostjo delovanja? Kaj pomeni skrajšanje procesa s petih na en dan, če je treba za odpiranje dokumenta čakati nekaj sekund! Še tako dober informacijski projekt dejansko lahko pade zaradi nezadovoljstva uporabnikov, pri čemer so lahko razlogi povsem banalni.

Gre tako počasi, da ne morem delati!
Eden od posebno pomembnih izzivov za proizvajalce informacijskih rešitev je zagotavljanje odlične uporabniške izkušnje za vse uporabnike, ne glede na način in intenzivnost dela z rešitvijo. V dokumentnem sistemu nastopajo uporabniki, ki morajo vnašati podatke in dokumente, ter ostali, ki jih pregledujejo, morda kakšen podatek dopolnijo, komentirajo ter tisti, ki vse skupaj podpisujejo. Prvim dokumentni sistem ne prinaša kaj dosti časovnega prihranka, razen če tako kot eGenDoc ne zagotavlja posebnih zmožnosti, ki poenostavljajo zajem podatkov in dokumentov. Ostali pa so vsekakor bistveno na boljšem, saj svoje zadolžitve lahko izvedejo v trenutku, vedno in povsod.

Posvetimo se prvi skupini uporabnikov. V večini gre za zaposlene, ki delajo v vložišču in računovodstvu. Zanje je kritično, da se dokumenti nalagajo hitro, saj velik del njihovega časa predstavlja priprava dokumentov za nadaljnje obdelave, in to v različnih fazah postopka, na primer pri likvidaciji računov. Če oseba na takšnem delovnem mestu čaka na prikaz dokumenta in izvajanje posameznih akcij po 10 sekund, lahko za opravila, za katera je pred uvedbo dokumentnega sistema porabila eno uro porabi tudi dve ali celo tri ure. Rutinske naloge se zato spremenijo v pravo dramo. Uporabnik je namreč podvržen velikemu stresu, saj ne more tekoče in ustvarjalno delati, naloge se mu zaradi počasnosti kopičijo, namesto, da bi bil bolj učinkovit. Seveda je v takšnih primerih najprej tarča računalniški program, v tem primeru dokumentna rešitev. Vendar je v resnici programska oprema največkrat samo grešni kozel in se problem skriva drugje.

Kako sploh deluje
Vsak računalniški program za svoje delovanje potrebuje strojno in sistemsko programsko opremo. Sodobni poslovni programi so izdelani v spletni arhitekturi, kar pomeni, da uporabniki dostopajo do osrednjega računalnika prek interneta in spletnega brskalnika, ki je lahko naložen na različnih napravah. Vse glavne operacije se tako izvajajo na tem oddaljenem računalniku, ki se mu po navadi reče strežnik, uporabniška naprava pa skrbi le za prikaz programa in vsebine ter za vnašanje podatkov in proženje aktivnosti.
Zakaj je to pomembno? Pri tako imenovanih spletnih aplikacijah na hitrost delovanja najbolj vplivata hitrost oziroma pretočnost internetne povezave ter zmogljivost strežnika. To pomaga pri razumevanju, da za počasnost delovanja ni kriv program, ki ga uporabljate na vašem računalniku (da le ni vaš računalnik predpotopen), ampak so vzroki drugje, na kar običajni uporabnik in njegova naprava pravzaprav sploh nima vpliva.

Kdaj ste zadnjič vložili kakšen evro v svoj IT-pogon
Novejši programi za svoje delovanje potrebujejo vedno bolj zmogljive naprave. Tudi strežniki pri tem niso nikakršna izjema, zlasti, ker je uporabnikov vedno več. Primerjajte le, kako pogosto menjate svoje pametne telefone in kako pogosto se menjajo službeni računalniki. Povprečna amortizacijska doba prenosnika je tri leta, namiznega računalnika pa pet let. Ste se kdaj vprašali, na kako starih strežnikih deluje vaš dokumentni sistem, ki vas s svojo počasnostjo spravlja ob živce? Ste v zadnjih treh letih kaj investirali v strežniške zmogljivosti in kaj od teh naložb je sploh še na voljo za dokumentni sistem? In še, starejši procesorji in ram enostavno niso dovolj zmogljivi za nove aplikacije – tudi tukaj velja Moorov zakon.

Dokumentni sistem je ena ključnih poslovnih aplikacij. Zato pri uvajanju nikakor ne smete podcenjevati strojne opreme, na kateri bo deloval. Izkušnje kažejo, da podjetja bolj kot procesna zmogljivost in delovni pomnilnik skrbi shrambni prostor, kar je popolnoma zgrešeno. Dokumentni sistem zahteva čim več in čim hitrejše procesorje ter čim več delovnega pomnilnika. Prirast podatkov še zdaleč ni tako pereč, če ne zaradi drugega zato, ker se v dokumentni sistem selektivno shranjuje dokumente in predvsem bistveno manj dokumentov, kot se jih shranjuje v datotečne sisteme in osebne računalnike. Sistemi, ki se jih namešča na obstoječe strežnike, pa čeprav je morda na jih »dovolj prostora« ali če se pri njihovem nameščanju varčuje z zmogljivostmi, so že vnaprej obsojeni na počasno delovanje.

 
Virtualizacija je OK ampak …

Najprej na kratko o virtualizaciji. Gre za tehnologijo, ki omogoča, da lahko na eni fizični strežniški napravi deluje več programskih strežnikov, katerim se programsko določi koliko procesorjev, delovnega pomnilnika in shrambnega prostora imajo na uporabo. Takšen pristop lahko pripomore k bistvenemu znižanju stroškov za infrastrukturo, lahko pa ima za uporabnike sila neugodne posledice. Zakaj? Na takšne virtualizirane strežnike je možno namestiti precej več programskih strežnikov, kot bi jih sicer na eno fizično napravo. In tako se na istem fizičnem strežniku lahko znajdejo poslovni informacijski sistem (ERP), skladiščno-logistični sistem, proizvodni informacijski sistem (MES) pa sistem za upravljanje s strankami (CRM), e-poštni strežnik, spletni portal in na koncu še dokumentni sistem (EDMS) – ob celi plejadi drugih, manj obremenjenih sistemov, kot so testni, dnevniški, datotečni in tiskalniški strežniki. Vse te aplikacije tekmujejo za pretok podatkov ter fizične vire: pomnilnik, procesorje in shrambni prostor. Zato je ob prevelikem razmerju med viri, ki se jih programsko dodeli virtualiziranim strežnikom, in viri fizičnega strežnika neizogibno, da ključne poslovne aplikacije delajo počasi – še posebej tiste, ki so izdelane v spletni arhitekturi. Izkušnje so pokazale, da se lahko stanje v virtualiziranem okolju pozna pri do 3- in večkrat počasnejšem delovanju dokumentnega sistema.


Nimamo več prostora, pojdimo v oblak

Oblak je sila mamljiva rešitev, če recimo podjetju zmanjka virov na lokalni strežniški infrastrukturi, ko ni pripravljeno za naložbe v njeno prenovo, oziroma dopolnitve ali če notranja IT-ekipa novih aplikacij ne more kakovostno podpreti zaradi preobremenjenosti z obstoječimi storitvami. Oblak je lahko ugoden tudi zaradi drugačnega načina financiranja, saj podjetje zanj plačuje fiksen mesečni strošek in se ne ubada z začetno naložbo in lastništvom sredstva.

Vendar, oblačni ponudniki imajo svojo infrastrukturo virtualizirano, kar odpira že znana tveganja. Poleg tega uporabljajo različno stare strežnike, kar je pri virtualizaciji tudi lahko problem, saj novejši operacijski sistemi delujejo na novejših različicah virtualizacijskih platform, ki lahko dobro delujejo samo na novejših različicah procesorjev. Še ena stvar mimo katere ne moremo pa je dejstvo, da se do aplikacij v oblaku dostopa prek zunanjih internetnih povezav, ki so lahko tudi 10-krat počasnejše od notranjih. Poleg tega se prek internetne povezave prenaša celoten internetni promet – za vse uporabnike in aplikacije v podjetju. Prenos produkcijskega dokumentnega sistema v oblak naj bo zato že v osnovi pospremljen z nizkimi pričakovanji glede hitrosti delovanja še posebej, če podjetje nima optične povezave.


Pot do optimalnega delovanja in kakovostne uporabniške izkušnje

Kljub razmeroma širokemu znanju ponudnikov strojne opreme, storitev sistemske integracije in tudi internih strokovnjakov za informatiko, še posebej v manjših in srednjih podjetjih, se velikokrat pokaže, da vloge dokumentnega sistema ne razumejo dovolj dobro. Posledično se pogosto zgodi, da je infrastrukturna rešitev za dokumentni sistem premalo zmogljiva, čeprav nazivno zadošča vsaj minimalnim zahtevam.

Da bi se podjetja izognila slabi uporabniški izkušnji ter izkoristila vse prednosti in koristi procesnega dokumentnega sistema, so na voljo Genisovi strokovnjaki, ki obvladajo vse vidike izgradnje kakovostne, zmogljive in zanesljive informacijske infrastrukture za dokumentni sistem. Njihove celovite storitve podjetjem zagotavljajo, da z naložbo v izboljšanje poslovanja zadostijo tudi visokim pričakovanjem glede prijaznosti uporabe in zadovoljstvu uporabnikov.


Več o Genisovih sistemskih storitvah je na voljo tukaj!

 
Informacijske rešitve
e-Pisarna®
Prilagodljivo upravljanje delovnih tokov
e-Računi®

e-Naročila
e-Pogodbe
e-Seje / e-Sestanki
e-OrgDok
e-Ukrepi
e-Potni nalogi
e-TehDok®
e-Panel
e-Uprava
Javni registri
Sodobno delovno mesto
Potovalni dokumenti
Podpora odločanju
Interoperabilnost
Storitve
Razvoj programske opreme
Sistemske storitve
i-Računi
SimplDox
Tehnologije
Oracle Gold Partner
IBM Silver Partner
Microsoft Certified Partner
O podjetju
O nas
Kje smo
Nagovor
Partnerstva
Zgodovina
Partnerji Zaposleni   Kontakt Prijava na Genis novičnik Zasebnost Pravno obvestilo Piškotki Blagovne znamke